Wat is basiskennis van Excel?

Regelmatig krijg ik de vraag van mensen die Excel onder de knie moeten krijgen voor hun studie of werk welke vaardigheden vallen onder basiskennis Excel.

Dit is een lastige vraag om te beantwoorden, omdat Excel een uitgebreid programma is en voor verschillende doeleinden gebruikt kan worden. Om toch een poging te doen wat In mijn ogen basiskennis van Excel is, volgt hier een lijst met Excel vaardigheden die ik als de basis beschouw:

1. Je moet de interface van Excel begrijpen. Je weet wat het lint is en hoe je dit kunt gebruiken. Wat het verschil is tussen een werkmap en een werkblad en hoe je kunt navigeren in Excel.
2. Je bent in staat om basis bewerkingen uit te voeren. De eerste vaardigheden die je onder de knie moet krijgen is het invoeren van gegevens in een cel, het selecteren van cellen en de inhoud kunnen kopiëren en plakken.
3. Je kunt simpele formules maken. Excel wordt krachtig door gebruik te maken van formules. Je hoeft niet hele complexe formules te maken, maar je moet wel weten hoe je een eenvoudige formule kunt invoeren, zodat je in ieder geval kunt rekenen in Excel.
4. Het is handig om een aantal functies te kennen. Excel kent vele functies, deze hoef je lang niet allemaal te kennen, maar het is wel handig dat je weet hoe het venster ‘Functie invoegen’ werkt, begrijpt wat argumenten zijn en weet wat celverwijzingen zijn.
5. Je bent bekend met eenvoudige opmaakmogelijkheden. Om je gegevens professioneel en overzichtelijk te maken, is het belangrijk dat je weet hoe je opmaak toepast. Denk hierbij aan lettertype en kleur aanpassen, getalnotaties instellen, celranden en achtergrondskleur instellen, etc.
6. Je weet hoe je jouw gegevens kunt omzetten in een grafiek en/of tabel. Hiermee kun je gegevens op een professionele en overzichtelijke manier weergeven.

In dit artikel zal ik deze vaardigheden stuk voor stuk verder toelichten en indien nodig verwijs ik je door naar een artikel wat dieper op een bepaald onderwerp in gaat.

Je zou ook een kijkje kunnen nemen bij mijn online cursus Excel voor beginners. Hier kun alle basisvaardigheden op een gestructureerde manier leren.

1. De interface van Excel begrijpen

Als je met een programma moet gaan werken, is het handig dat je de interface kent en een aantal belangrijke begrippen. Gelukkig is dat in het geval van Excel niet zo lastig.

Wanneer je Excel voor het eerst opent, krijg je een scherm te zien waarbij je kunt kiezen uit een ‘lege werkmap’ of een ‘sjabloon’.

Dit is meteen het eerste begrip dat je moet kennen. Een Excel bestand wordt een Werkmap genoemd.

Zodra je in het menu aan de linkerkant op Nieuw klikt, kun je kiezen voor een ‘Lege werkmap’ of uit een van de sjablonen.

Een ‘lege werkmap’ bevat nog niets en een sjabloon is een vooraf opgemaakte werkmap dat al wel inhoud en opmaak bevat.

Als je al een bestaand Excel bestand hebt, dan kun je op Openen klikken om een bestaand werkmap te bekijken en/of te bewerken.

Het werkblad

Hetgeen wat je ziet nadat je op een ‘lege werkmap’ hebt geklikt wordt een werkblad genoemd. Dit is een raster van cellen, dat bestaat uit kolommen (A, B, C, D, E, etc.) en rijen (1, 2, 3, 4, 5, etc.).

De plek waar een kolom en een rij elkaar kruisen, wordt een cel genoemd. Cel D5 bevindt zich bijvoorbeeld in kolom D en in rij 5.

De belangrijkste onderdelen van Excel:

1. Het menu – in de bovenste balk vind je knoppen zoals Opslaan, ongedaan maken, de naam van het bestand, zoeken en afsluiten.

2. Het lint – Direct onder het menu vind je meerdere tabbladen, die allemaal verschillende knoppen hebben. Dit gebied wordt in Excel het lint genoemd.
   
   In het tabblad ‘Start’ vind je bijvoorbeeld mogelijkheden om het lettertype aan te passen, kleuren en opmaak in te stellen, etc. In het tabblad ‘Invoegen’ kun je tabellen en grafieken invoegen, etc.

3. Onder het lint vind je links in de hoek het naamvak. Hier zie je welke cel je hebt geselecteerd. Daarnaast zie je een knop ‘fx’, waarmee je het venster ‘functie invoegen’ opent en een kruisje om de invoer de annuleren en een vinkje om het in te voegen. In de praktijk zal je het vinkje en kruisje zelden gebruiken.
   
   En daarnaast vind je een grote balk. Dit wordt de formulebalk genoemd. Hier kun je, nadat een cel is geselecteerd, iets typen dat je wilt invoeren. Optioneel kan dit ook rechtstreeks in een cel als je dat fijner vindt.

4. In de balk onder het werkblad kun je meerdere werkbladen toevoegen. Een werkmap kan dus uit meerdere werkbladen bestaan. Dit is ook de plek waar je kunt wisselen tussen meerdere werkbladen, indien daar sprake van is. Daarnaast kun je hier in- en uitzoomen.

Navigeren in Excel

Je kunt op meerdere manieren navigeren in Excel. Dit spreekt redelijk voor zich.

• Je kunt met je muis op een cel klikken.
• Je kunt de pijltjestoetsen op je toetsenbord gebruiken.
• Je kunt de scrolbalken aan de zijkant en onderkant gebruiken.

Bestanden afsluiten en delen

Het is natuurlijk ook belangrijk om te weten hoe je je Excel bestand opslaat. In de meeste gevallen is de standaard bestandsindeling (.xlsx) de beste keuze. Daarnaast zal je, indien je met andere samenwerkt, het bestand moeten kunnen delen. Dit kan gewoon via e-mail of via de de deelfuncties die Excel zelf heeft.

Over zowel het opslaan als delen van Excel bestanden heb ik uitgebreide artikelen geschreven indien je hier meer over wilt weten.

Zodra je dit begrijpt, kun je verder gaan met het daadwerkelijk invoeren en bewerken van gegevens.

2. Gegevens invoeren, selecteren, bewerken en kopiëren/plakken

Het belangrijkste om te weten is hoe je gegevens kunt invoeren en cellen kunt selecteren.

Gegevens invoeren

Het spreekt voor zich dat het handig is dat je weet hoe je gegevens kunt invoeren. Gelukkig is dit ook simpel in Excel en kan op twee manieren:

1. Je kunt direct in een cel typen.
   • Selecteer een cel, bijvoorbeeld A1.
   • Begin met typen, en wanneer je klaar bent druk je op ‘Enter’ om naar de volgende rij te gaan of op ‘Tab’ om naar de volgende kolom te gaan.
2. In de formulebalk typen.
   • Selecteer een cel, bijvoorbeeld A2.
   • Klik met je linkermuisknop ergens in de formulebalk.
   • Typ hier je tekst (of getal) en druk op enter.

Welke manier je kiest hangt vooral van persoonlijke voorkeur af. Mijn voorkeur gaat bij een korte invoer uit om direct in de cel te typen, en bij een lange invoer (bijvoorbeeld een lange formule) om de formulebalk tegebruiken.

Gegevens selecteren

Er zijn verschillende manieren om gegevens te selecteren in Excel. Hieronder volgen de belangrijkste:

• Je kunt één cel selecteren door er gewoon met je linker muisknop op te klikken.
• Het is ook mogelijk om meerdere cellen te selecteren. In dat geval klik je wederom eerst op een cel, en vervolgens houd je je muisknop ingedrukt en sleep je met je muis naar de andere cellen die je wilt selecteren.
• Je kunt ook cellen selecteren zonder gebruik te maken van een muis. In dat geval navigeer je met de pijltjes op je toetsenbord naar een cel, en daarna houd je de shift toets ingedrukt terwijl je met de pijltjestoetsen beweegt naar andere cellen.
• Je kunt ook hele rij of kolom selecteren door op het rijgetal (bijv. 4) of kolomletter (bijv. C) te klikken met je linkermuisknop.
• Je kunt ook alle cellen in het werkblad kopieren door op het driehoekje te klikken tussen de 1 en de A of de sneltoets Ctrl + A te gebruiken.

Gegevens bewerken

Het komt geregeld voor dat je een bestaande cel moet aanpassen. Dat kan op de volgende manieren:

• Selecteer de cel, bijv. A1, en dubbelklik met je linkermuisknop om de inhoud te bewerken.
• Selecteer de cel, bijv. A2, en klik met je linkermuisknop in de formulebalk.
• Selecteer de cel, bijv. A3, en klik op je toetsenbord op de F2 toets om de cursor aan het einde van de inhoud te plaatsen.
• Je kunt eventueel de inhoud van de cel met de backspace of delete toets verwijderen.
• Als je de inhoud van meerdere cellen wilt verwijderen, dien je deze allemaal te selecteren en dan op delete te drukken op je toetsenbord. Indien je op backspace drukt, wordt alleen de eerste cel in het geselecteerde bereik verwijderd.

Kopiëren en plakken

Standaard kopiëren en plakken werkt in Excel net zoals in elk programma met de sneltoets Ctrl + C (om te kopiëren) en Ctrl + V (om te plakken). In de meeste gevallen is dit voldoende om te weten, maar het kan handig zijn om een beetje te experimenteren met de verschillende mogelijkheden om te plakken die Excel te bieden heeft. Deze kun je vinden in het lint in het tabblad Start. Zo kun je bijv. alleen de waarde plakken, of bepaalde opmaakinstellingen.

3. Formules gebruiken

Hetgeen wat Excel vooral krachtig maakt zijn de formules die je kunt maken.

Een formule in Excel is eigenlijk een soort instructie waarbij Excel een berekening uitvoert op basis van ingevoerde gegevens. Dit kan heel eenvoudig zijn, maar ook heel complex.

Aangezien we het in dit artikel over basiskennis hebben, zijn het kunnen uitvoeren van eenvoudige berekeningen voldoende. Het is hiervoor belangrijk om te weten dat iedere formule in Excel begint met het is-teken (=). Hierdoor weet Excel dat het om een formule gaat, en niet om een gewone tekst.

Als je in een Excel 5+10 invoert, zal Excel de som niet uitvoeren, maar als je =5+10 doet wel. Hierbij toont Excel het resultaat van de formule in de cel, maar wanneer je de cel selecteert zie je in de formulebalk de formule.

Je kunt in formules verschillende symbolen gebruiken. In Excel wordt dit ook wel operatoren genoemd. Ik heb een artikel geschreven waarbij alle operatoren worden toegelicht, maar is het voor veel mensen voldoende om de volgende te weten:

Wil je alle operatoren weten, inclusief een gratis PDF met een overzicht, bekijk dan mijn handleiding over het gebruiken van operatoren.

Celverwijzingen gebruiken

Vaak heeft het de voorkeur om gebruik te maken van celverwijzingen. In plaats van dat je 5 en 10 bij elkaar optelt, tel je de inhoud van bijvoorbeeld cel A1 en A2 bij elkaar op met de formule =A1+A2

Wanneer je dan later de waarde wijzigt in een van deze cellen, wordt het resultaat van de formule automatisch bijgewerkt.

5. Eenvoudige functies kennen

Functies in Excel kun je zien als vooraf gedefinieerde formules. Exel kent vele functies, maar deze hoef je niet allemaal uit je hoofd te kennen. Het is vooral belangrijk dat je de basis begrijpt, zodat je altijd de juiste functie kunt vinden die je nodig hebt.

Waaruit bestaan functies?

Een functie in Excel bestaat uit een vast patroon. De meeste functies hebben input nodig om te weten wat ze moeten doen. Deze input wordt in Excel ‘argumenten’ genoemd.

Het invoeren van een functie werkt op dezelfde manier als een formule. Je begint altijd met het is-teken (=). Daarna volgen de volgende stappen:

1. Je typt de functienaam, bijvoorbeeld SOM
2. Je typt een open haakje (
3. Indien de functie argumenten nodig heeft, voer je die in.
4. Als er meerdere argumenten zijn, worden deze gescheiden door puntkomma’s ( ; )
5. Er wordt altijd afgesloten met een gesloten haakje )
6. En je voert de formule in door op Enter te drukken.

Werken met celbereiken

Een veel gebruikte functie, die zeker onder de basiskennis valt, is de functie SOM. Hiermee kun je snel grote hoeveelheden getallen optellen.

In het vorige voorbeeld werden de waarden in cel A1 en A2 bij elkaar opgeteld (met de formule =A1+A2) maar stel je wilt de inhoud van 18 cellen bij elkaar op tellen? Dan wordt het al gauw veel werk en ontstaat de kans op foutjes.

Hier komt de functie SOM van pas. Als we het resultaat willen tonen in cel B11, selecteren we deze cel en typ je =SOM(

Daarna moet Excel de input weten wat er opgeteld moet worden.

Hiervoor klik je met je muis op de cel linksboven (A1), houd de muis ingedrukt, en sleept naar de cel rechtsonder (B9).

Excel typt dan A1:B9 voor je als argument:

Dit wordt een celbereik genoemd. Je kunt dan het haakje sluiten ) typen en op Enter drukken.

Je kunt dit celbereik ook zelf typen, zonder je muis te hoeven verslepen. In dat geval typ je zelf de cel linksbovenin A1, gevolgd door een dubbelepunt ( : ) en dan de cel rechtsonder B9.

Wanneer je veel cellen moet optellen, is dit vaak handiger dan met je muis slepen.

Het is ook mogelijk om meerdere celbereiken op te tellen, die niet aan elkaar grenzen. Je wilt bijvoorbeeld alleen de cellen in kolom A en C bij elkaar op tellen:

In dat geval typ je eerst het eerste argument (A1:A9), een puntkomma, en dan het tweede argument (C1:C9).

Functies invoegen

Zoals gezegd hoef je niet alle functies te kennen, maar het is wel aan te raden dat je bekend met het venster ‘functie invoegen’.

Om te beginnen moet je de cel selecteren waarin je de functie wilt invoegen. In mijn voorbeeld is dat B11.

Daarna klik je op de fx knop, die je links naast de formulebalk vindt.

Hiermee open je een venster waarin je functies kunt vinden. Indien je niet de functienaam kent, kun je ook gewoon een omschrijving invoeren zoals ik hieronder heb gedaan met ‘optellen’:

Je ziet dat Excel aangeeft dat je met deze functie ‘getallen in een celbereik kunt optellen’. Als dat is wat je wilt, klik je op OK.

Daarna wordt het venster ‘Functieargumenten’ geopend. Hier kun je vervolgens de argumenten invoeren, zonder dat je je druk hoeft te maken over de juiste schrijfwijze. Excel voert de functienaam in, zorgt voor de haakjes en puntkomma’s, etc.

Dit venster kan je dus helpen met het vinden van de juiste functies en zorgen dat ze correct worden ingevoerd.

Handige basisfuncties

Er zijn een aantal handige functies in Excel die veel gebruikt worden, die (relatief) gemakkelijk zijn en voor veel mensen onder basiskennis vallen:

• SOM: telt getallen op.
• SOM.ALS: telt getallen op die voldoen aan een voorwaarde.
• AANTAL: telt hoeveel cellen een getal bevat
• GEMIDDELDE: berekent het gemiddelde van een reeks getallen.
• ALS: maakt een logische test

Als je deze basisfuncties beheerst, zal je andere functies ook sneller begrijpen.

Wil je meer leren?

Als je meer wilt leren over formules en functies, dan kun je overwegen om je in te schrijven op mijn nieuwsbrief. Je ontvangt dan direct een gratis handleiding over het werken met formules en functies in Excel. Hierdoor zal je meer dan de basis beheersen.

5. Je gegevens kunnen opmaken

Als je een aantal basis opmaakmogelijkheden kent, zal je Excel bestand er al snel professioneel uit zien. Ik raad de volgende opties aan om te kennen:

• Celopmaak kunnen aanpassen
  Je kunt cellen een rand geven, een achtergrondkleur instellen of de tekst vet, cursief of onderstreept maken. Dit kun je eenvoudig doen door de cel(len) te selecteren en in het lint naar Start > Lettertype te gaan.

• Kolombreedte aanpassen
  Soms past de inhoud niet goed in een cel. Je kunt de breedte van een kolom aanpassen door met je muis de rand tussen twee kolommen te verslepen, dubbel te klikken om de breedte automatisch aan te passen of een of meerdere kolommen in zijn geheel te selecteren, op je linkermuisknop te drukken en in het menu te klikken op ‘Kolombreedte…’

• Getalnotatie instellen
  Excel herkent verschillende soorten gegevens, zoals tekst, valuta, datums en percentages. Je kunt dit aanpassen via Start > Getal. Dit is belangrijk omdat de juiste notatie invloed kan hebben op je berekeningen.

Wil je meer leren over opmaak? Bekijk dan mijn les over opmaakopties in Excel.

6. Eenvoudige tabellen en grafieken maken

Tenslotte valt het maken van eenvoudige tabellen en grafieken onder basiskennis vind ik. Je kunt hierdoor je gegevens overzichtelijker maken en professioneler presenteren.

Voor beide heb je allereerst gegevens nodig die geselecteerd moeten worden.

• Tabellen maken
  In het lint kies je in het tabblad Invoegen voor Tabel. Er wordt dan gevraagd of je tabel kopteksten bevat. Vaak is dat het geval, zoals in dit voorbeeld met ‘maand’ en ‘omzet. Eenmaal een tabel gemaakt, krijg je indien je de tabel hebt geselecteerd, een extra tabblad in het lint genaamd ‘Tabelontwerp‘. Hier kun je jouw tabel verder instellen en opmaken.
• Grafieken maken
  Een grafiek maken werkt op dezelfde manier. Je kunt al zelf in de groep ‘Grafieken’ voor een specifieke grafiek kiezen, maar vaak is het slim om op ‘Aanbevolen grafieken‘ te klikken. Excel doet dan op basis van de gegevens een voorstel van een passende grafiek, maar indien nodig kun je altijd nog uit andere beschikbare opties kiezen. Zodra je de de grafiek selecteert, krijg je twee extra tabbladen: ‘Grafiekontwerp‘ en ‘Opmaak‘. Hier kun je de grafiek verder naar wens aanpassen.

Zoals gezegd is een eenvoudige tabel of grafiek maken niet veel werk, en vaak voldoende voor ‘basis gebruik’. Wil je echter meer weten of deze onderwerpen? Ik heb eerder al artikelen geschreven over tabellen in Excel en grafieken in Excel.

Meer dan de basis

Wil je nog beter worden in Excel en meer weten dan de basis? Welke onderwerpen je het beste kunt leren, hangt in dat geval vooral af van waar je Excel voor gebruikt. Een data analist heeft bijvoorbeeld andere vaardigheden nodig dan iemand die Excel gebruikt voor zijn administratie.

Er zijn vind ik een aantal algemene vaardigheden die nuttig kunnen zijn om je Excel kennis verder te vergroten:

1. Werk met complexere functies
   Ontdek meer complexe functies en probeer deze functies met elkaar te combineren (nesten) voor nog geavanceerdere berekeningen.
2. Gebruik sneltoetsen
   Leer sneltoetsen in Excel om productiever te worden.
3. Maak kennis met draaitabellen
   Draaitabellen zijn een krachtige manier om grote hoeveelheden data samen te vatten en te analyseren.
4. Experimenteer met macro’s
   Om terugkerende taken te automatiseren zou je kunnen gaan oefenen met macro’s.

Heb jij nog aanvullingen of Excel tips die anderen kunnen helpen om nog beter te worden in Excel? Laat het hieronder weten.