In een eerder artikel heb ik uitgelegd hoe je bestanden kunt opslaan in Excel. Als je ervoor hebt gekozen om het bestand ergens op je desktop op te slaan, kun je het simpelweg als bijlage naar iemand sturen via e-mail. Dit is hoe het vroeger altijd ging en dit werkt natuurlijk nog steeds prima. Vooral als je alleen een bestand wilt delen.
Als de bedoeling is dat de andere persoon ook aan het bestand gaat werken, loop je op deze manier wel het risico dat je meerdere versies krijgt van hetzelfde bestand. Dit is niet altijd ideaal. Om dit te voorkomen kun je gebruik maken van OneDrive. Hiermee kun je het bestand centraal opslaan en eenvoudig delen met andere gebruikers.
Wat is OneDrive?
OneDrive is de cloudopslag van Microsoft. Je kunt hier bestanden, waaronder dus ook Excel bestanden, online opslaan en vervolgens openen vanaf elke locatie met een internetverbinding.
Om gebruik te maken van OneDrive heb je een Microsoft account nodig. Indien je gebruik maakt van een Microsoft 365 abonnement, dan zit hier automatisch minimaal 1 TB aan OneDrive opslag bij inbegrepen.
Als je Office eenmalig hebt gekocht, dan zit hier geen Onedrive opslag bij inbegrepen. Je kunt echter echter ook een gratis Microsoft account aanmaken (voor thuis gebruik). Hier zit 5 GB aan opslagruimte bij. Voor enkel Excel is dit meestal wel voldoende, maar je kunt optioneel voor €20 per jaar 100 GB opslagruimte kopen.
Je kunt uiteraard Excel bestanden in je OneDrive opslaan enkel voor je zelf, dus zonder het met andere te delen. Dit heeft dus als voordeel dat je overal toegang hebt tot deze bestanden, mits je een internet verbinding hebt. En het is goed als back-up van belangrijke bestanden, waardoor je bestanden beschermd zijn tegen eventuele computerproblemen.
Hoe deel je een bestand in OneDrive?
Stap 1: een Microsoft account
Je hebt dus om te beginnen een Microsoft account nodig. Indien je die al hebt, omdat je bijv. gebruik maakt van een 365 abonnement, kun je doorgaan naar stap 2.
Indien je nog geen Microsoft account hebt, kun je deze gratis aanmaken via de volgende stappen:
- Ga naar Microsoft Account.
- Scrol naar beneden en klik op ‘Een account aanmaken’.
- Volg vervolgens de instructies.
Stap 2: inloggen met je Microsoft account
Als je eenmaal een Microsoft account hebt, dan kun je hiermee in Excel inloggen. Deze optie vind je rechts bovenin je Excel werkmap.
Bij mij staan er al mijn initialen (GO) omdat ik al ben ingelogd. Anders staat op deze plek ‘Aanmelden’.
Stap 3: Sla het bestand op in OneDrive
Om een bestand te kunnen delen, moet je het eerst ergens in je OneDrive opslaan. Dit kan als volgt:
- Klik in het lint op Bestand > Opslaan als
- Kies bij locatie voor OneDrive.
Stap 4: Delen via OneDrive
Er zijn meerdere manieren waarop je jouw Excel bestand kunt delen. Je kunt dit bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit OneDrive doen, door met je muis over het bestand te bewegen en klikken op ‘dit item delen met andere personen’.
Een andere optie is wanneer je het Excel bestand hebt geopend om net zoals bij stap 3 naar Bestand gaan, en nu in het menu kiezen voor ‘Delen’.
En tenslotte kun je ook gewoon in je werkblad rechtsboven in op ‘Delen’ te klikken en in dropdown menu wederom op ‘Delen…’ te klikken:
Vervolgens wordt er een venster geopend waarbij je het e-mailadres van de andere gebruiker kunt invoeren en optioneel een bericht erbij..
Door op het ‘potloodje’ te klikken kun je instellen of de ontvanger het bestand alleen mag bekijken of ook mag bewerken.
Nadat je op verzenden hebt geklikt, is het bestand gedeeld met de ontvanger. Diegene wordt hier vervolgens per mail van op de hoogte gebracht:
Wanneer je een bestand deelt door iemand specifiek uit te nodigen, ontvangen ze een e-mail met een link naar het bestand. Als die e-mail wordt doorgestuurd, kan de ontvanger van de doorgestuurde e-mail ook toegang krijgen tot het bestand.
Je kunt ook een bestand delen door een koppeling te maken. Met deze methode heb je meer controle over wie toegang heeft tot het bestand. Via “Instellingen voor koppeling” kun je specificeren wie de koppeling kan gebruiken. Klik op het tandwieltje naast ‘Koppeling kopiëren’ om deze instellingen te beheren.
Je kunt vervolgens uit de volgende opties kiezen:
- Iedereen: Iedereen met de koppeling kan het bestand openen, aanmelden is niet vereist.
- Personen in dezelfde organisatie: Alleen personen binnen je organisatie kunnen de koppeling gebruiken.
- Alleen personen met bestaande toegang: Alleen mensen die al toegang hebben, kunnen de koppeling gebruiken.
- Personen die u kiest: Alleen de mensen die je specifiek uitnodigt, kunnen de koppeling gebruiken, en aanmelding is vereist.
Het is belangrijk om zorgvuldig te kiezen welke optie je gebruikt. Voor privacygevoelige informatie is het verstandiger om specifieke personen uit te nodigen en aanmelding te vereisen.
Samenwerken aan hetzelfde bestand
Als je alleen een bestand wilt delen, zodat de ontvanger het bestand kan downloaden, heeft de ander niet perse een OneDrive account nodig.
Wil je echter samen aan hetzelfde bestand werken, dan is het wel nodig dat de ander inlogt met een Microsoft-account. Dit kan ook een gratis account zijn.
Met een Microsoft 365-abonnement kun je direct in de desktopversie van Excel werken aan een gedeeld bestand dat is opgeslagen in OneDrive. Alle wijzigingen die je in de desktopversie aanbrengt, worden automatisch gesynchroniseerd met de cloud. Dit betekent dat je niet per se in de webversie van Excel hoeft te werken als je een betaald abonnement hebt.
Om samen te kunnen werken, is het belangrijk dat je tijdens het delen de persoon bewerkingsrechten geeft: Wanneer de ontvanger de link opent en inlogt met hun Microsoft-account, kan hij of zij het bestand bewerken. Alle wijzigingen worden vervolgens automatisch opgeslagen en zijn direct zichtbaar voor iedereen die het bestand open heeft.
Hiermee voorkom je dus heen en weer sturen van verschillende versies van hetzelfde bestand en kan iedereen altijd met de nieuwste versie werken.
Het nadeel is wel dat als iemand geen betaald 365-abonnement heeft, diegene niet in de desktopversie van Excel kan samenwerken. In plaats daarvan moet deze persoon het bestand bewerken in de webversie van Excel via zijn gratis Microsoft-account.
Je hebt tenslotte de mogelijkheid om de toegangsrechten van anderen tot een gedeeld bestand op elk moment in te trekken. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld niet wilt dat iemand verder aan het bestand werkt.
Om de rechten in te trekken kun je op Delen klikken (Zowel in het Excel bestand of in OneDrive) en vervolgens op ‘Toegang beheren’. Hier zie je een lijst met mensen met wie je het bestand hebt gedeeld en kun je er voor kiezen om de rechten in te trekken of de gebruikers te verwijderen.
