Het opslaan van je bestand is vanzelfsprekend belangrijk als je wilt dat je werk niet verloren gaat. In dit artikel leer je verschillende manieren waarop je dit kunt doen, wat het verschil is tussen verschillende bestandstypes, hoe je gebruik kunt maken van de Cloud en hoe je gebruik kunt maken van automatisch opslaan.
Standaard opslaan en opslaan als nieuw bestand
Er zijn twee manieren waarop je jouw Excel bestand kunt opslaan, namelijk Opslaan en Opslaan als.
Een nieuw bestand opslaan
Als je voor het eerst een bestand wilt opslaan, dan moet je altijd gebruik maken van Opslaan als. Dit kun je doen op twee manieren:
- Klik in het lint op Bestand en kies vervolgens voor Opslaan als
- Of maak gebruik van de sneltoets F12 (Windows) of Command + Shift + S (Mac)
Je kunt vervolgens een naam (1) bedenken voor je bestand en een locatie (2) waar je het wilt opslaan. De naam spreekt voor zich, maar het verstandig om om een duidelijke en beschrijvende bestandsnaam te gebruiken. Wat betreft de locatie kun je kiezen uit verschillende opslaglocaties, afhankelijk van je voorkeur en werkwijze:
- Ergens op je eigen pc: Kies hier voor als je lokaal toegang wilt hebben tot je bestanden, bijvoorbeeld op je harde schijf of een specifieke map. Dit is ideaal als je offline werkt of geen gebruik wilt maken van cloudopslag.
- Een externe bron: Je kunt je bestand ook opslaan op een extern apparaat, zoals een USB-stick of externe harde schijf. Dit is handig als je je werk wilt meenemen of een back-up wilt maken op een andere fysieke locatie.
- De Cloud: Met diensten zoals OneDrive van Microsoft kun je je bestanden opslaan in de Cloud. Dit biedt het voordeel dat je vanaf verschillende apparaten en locaties toegang hebt tot je werk, zolang je internetverbinding hebt. OneDrive is geïntegreerd met Excel, wat het opslaan en delen van bestanden gemakkelijk maakt.
Tenslotte moet je het bestandsformaat (3) selecteren. Het standaardformaat is .xlsx, wat het meest geschikt is voor de meeste gebruikers. Later in dit artikel zullen nog meerdere formaten worden toegelicht.
Opslaan
Als je aan je bestand werkt, is het slim om dit regelmatig op te slaan. Dit kun je doen aan de hand van de volgende stappen:
- Klik bovenaan op Bestand in je werkblad en kies vervolgens voor Opslaan.
- Of maak gebruik van de sneltoets Ctrl + S (Windows) Command + S (Mac)
In dit geval heb je al eerder je bestand Opgeslagen als, waarbij je een naam en locatie hebt gekozen. Met Opslaan zorg je dat latere wijzigingen die je hebt aangebracht worden opgeslagen in het originele bestand.
Indien je nog niet eerder je bestand hebt opgeslagen, en je kiest alsnog voor Opslaan door bijvoorbeeld de sneltoets Ctrl + S te gebruiken, dan zal automatisch het venster Opslaan als worden geopend.
Opslaan als
Soms wil je je werk opslaan onder een andere naam of op een andere locatie, bijvoorbeeld om een kopie te maken van je bestand zonder het origineel te overschrijven. In dat geval kies je, net zoals bij een nieuw bestand, voor Opslaan als.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je grote aanpassingen aan je bestand wilt maken. Door dan weer voor Opslaan als te kiezen, maak je dus een kopie van het bestand, waarbij je het origineel behoudt.
Verschillende bestandstypes in Excel
Wanneer je voor Opslaan als kiest, kun je kiezen uit verschillende bestandstypes. Elk type heeft zijn eigen toepassingen en beperkingen. Hieronder een overzicht van de meest gebruikte bestandstypes:
- .xlsx (Excel-werkmap)
Dit is het standaard bestandsformaat in moderne versies van Excel. Het ondersteunt vrijwel alle functies van Excel, zoals formules, opmaak en grafieken, maar geen macro’s. - .xlsm (Excel-werkmap met macro’s)
Als je een werkmap met macro’s hebt gemaakt, moet je dit bestandstype kiezen om de macro’s te behouden. - .csv (Door komma’s gescheiden waarden)
Dit is een eenvoudig tekstformaat dat wordt gebruikt voor het opslaan en uitwisselen van gegevens tussen verschillende programma’s. Houd er rekening mee dat opmaak en formules verloren gaan bij het opslaan als .csv. - .pdf (Portable Document Format)
Dit is voor als je een bestand wilt delen dat niet kan worden bewerkt. Het behoudt de lay-out en opmaak precies zoals jij die hebt ingesteld. Als je bijvoorbeeld een factuur in Excel hebt gemaakt, dan wil je niet het Excel bestand sturen dat de ontvanger zelf kan aanpassen, maar een PDF. - .xls (Excel 97-2003)
Dit formaat hoef je alleen te gebruiken als je samenwerkt met mensen die gebruik maken van oudere Excel software. Het heeft wel beperkingen, omdat het bijvoorbeeld niet alle moderne functies ondersteunt.
Als je niet zeker weet welk bestandstype je moet gebruiken, dan is de standaard .xlsx vaak de meest veilige keuze.
Tips om te voorkomen dat je werk verloren gaat
Moderne versies van Excel, zoals Excel 365 en Excel 2024, beschikken over de handige functie Automatisch opslaan. Deze functie zorgt ervoor dat je wijzigingen continu worden opgeslagen terwijl je werkt, wat voorkomt dat je gegevens kwijtraakt bij onverwachte problemen.
Automatisch opslaan in de Cloud
De Automatisch opslaan-functie werkt alleen wanneer je bestanden opslaat in een cloudomgeving, zoals OneDrive of SharePoint.
Je kunt als volgt gebruik maken van deze functie:
- Sla je bestand eerst op in de Cloud via OneDrive (of SharePoint).
- Klik op Bestand > Opslaan als en kies een OneDrive-locatie.
- Schakel vervolgens de schakelaar voor Automatisch opslaan in (rechts bovenaan in de werkbalk).
Bij een abonnement op Excel 365 is opslagruimte op OneDrive inbegrepen, met 1 TB ruimte. Als je Excel 2024 gebruikt zonder een 365-abonnement, kun je ook met een gratis Microsoft-account ook gebruikmaken van OneDrive. De gratis versie is wel beperkt tot slechts 5 GB opslagruimte.
Ik vind de website van Microsoft met hun abonnementen nooit heel duidelijk, maar het is ook mogelijk om voor €20 per jaar 100 GB opslagruimte te kopen. Dit kan bijv. aantrekkelijk zijn als je geen 365 abonnement wil, maar wel meer cloudopslag nodig hebt. In de meeste gevallen zal 5 GB opslagruimte echter wel voldoende zijn als je het enkel voor Excel gebruikt.
Sla regelmatig handmatig op
De functie Automatisch opslaan werkt niet als je bestanden lokaal opslaat op je computer. Voor lokaal opgeslagen bestanden kun je vertrouwen op de AutoHerstel functie, die periodiek kopieën maakt voor herstel na een crash, maar veiliger is om regelmatig handmatig op te slaan met de sneltoets Ctrl + S (Windows) Command + S (Mac).
Bewaar kopieën van belangrijke bestanden
Gebruik de optie Opslaan als om een back-up van belangrijke bestanden te maken. Zo heb je altijd een reservekopie als er iets misgaat.
Nawoord
Ik hoop dat je na het lezen van dit artikel de basisprincipes van Excel bestanden opslaan goed begrijpt. Automatisch opslaan als je gebruik maakt van de Cloud is een fijne functie, maar er een gewoonte van maken om af en toe de sneltoets Ctrl + S te gebruiken, kan ook al veel problemen verhelpen. Het is namelijk altijd zonde als je lang aan een bestand hebt gewerkt, en dit onnodig verloren raakt.
