Hoe begin je met Excel?

Excel is een krachtig- en populair programma, dat je bijvoorbeeld kunt gebruiken voor zaken als gegevensbeheer, berekeningen en rapportages.

Misschien vraag je je af: Is het moeilijk om Excel te leren? Gelukkig is dat niet het geval. Hoewel Excel enorm veel mogelijkheden heeft, kun je de basis relatief snel onder de knie krijgen.

In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je kunt beginnen met Excel.

Wat is Excel?

Excel is een programma waarmee je eenvoudig gegevens kunt invoeren en berekeningen kunt maken. Veel mensen gebruiken Excel om informatie overzichtelijk te ordenen in tabellen, grafieken te maken en berekeningen uit te voeren. Het is dan ook een van de populairste tools voor het beheren van cijfers en data.

Hoe krijg je Excel?
Er zijn drie manieren om Excel te gebruiken:

• Eenmalige aankoop: Je kunt de eenmalige versie van Excel kopen als onderdeel van Microsoft Office.
• Office 365-abonnement: Dit is een abonnementsvorm waarbij je altijd de nieuwste versie van Excel hebt.
• Gratis webversie: Er is ook een gratis versie van Excel beschikbaar die je via je webbrowser kunt gebruiken. Deze heeft wel minder functies dan de betaalde versies.

Waarvoor wordt Excel gebruikt?
Excel wordt gebruikt voor veel verschillende dingen, zoals:

• Budgettering: Het bijhouden van je inkomsten en uitgaven.
• Projectbeheer: Het plannen en organiseren van taken en deadlines.
• Gegevensanalyse: Het verwerken en analyseren van grote hoeveelheden data.
• Urenregistratie: Het bijhouden van gewerkte uren.

Is het moeilijk om Excel te leren?

Of Excel moeilijk te leren is, hangt vooral af van wat je ermee wilt doen. De basistaken in Excel, zoals het invoeren van gegevens en simpele berekeningen, zijn relatief snel te leren.

Maar Excel kan ook behoorlijk ingewikkeld worden. Dit komt doordat er ontzettend veel functies zijn waarmee je allerlei geavanceerde taken kunt uitvoeren.

Zelf werk ik al jaren met Excel, maar ik ontdek nog steeds nieuwe dingen. Het is dus niet gek als je niet meteen alles begrijpt, vooral als je net begint.

Wennen aan de interface
Als je nieuw bent in Excel, kan het even duren om de interface onder de knie te krijgen. Een cursus kan dan handig zijn om sneller wegwijs te worden. Ik heb zelf een Excel cursus voor beginners gemaakt. Deze cursus is bedoeld om je op een simpele manier vertrouwd te maken met hoe Excel werkt.

Een cursus volgen is niet perse noodzakelijk. In dit artikel zal ik je ook de basis van Excel uitleggen. Voor uitgebreidere informatie verwijs ik je door naar andere artikelen op mijn blog. Een cursus helpt je vooral om sneller vooruitgang te boeken, maar je kunt Excel ook prima zelfstandig leren met informatie die je hier en op andere websites vindt.

1: Interface verkennen

Voordat je met Excel aan de slag gaat, is het handig om de basis van de interface te begrijpen. Hieronder leg ik de belangrijkste onderdelen uit.

Het lint en de werkbalk
Bovenaan het scherm in Excel zie je het lint. Dit is een balk met verschillende tabbladen, zoals ‘Start’, ‘Invoegen’, en ‘Formules’. Elk tabblad bevat een aantal knoppen die je helpen om bepaalde taken uit te voeren, zoals tekst opmaken, grafieken invoegen, of formules gebruiken.

Boven het lint bevindt zich de werkbalk voor snelle toegang. Hier kun je snelkoppelingen plaatsen voor de functies die je het meest gebruikt, zoals opslaan of ongedaan maken.

Rijen en kolommen
Excel is opgebouwd uit een raster van rijen (horizontaal) en kolommen (verticaal). De kolommen worden aangeduid met letters (A, B, C, enz.), en de rijen met cijfers (1, 2, 3, enz.). De kruising van een rij en een kolom vormt een cel. Dit is de plek waar je gegevens invoert, zoals tekst, getallen of formules.

Cellen en celverwijzingen
Elke cel in Excel heeft een unieke naam, die je een celverwijzing noemt. De naam van een cel bestaat uit de kolomletter en het rijnummer. Bijvoorbeeld:

• Cel A1 is de cel in kolom A en rij 1.
• Cel B2 is de cel in kolom B en rij 2.

In onderstaand voorbeeld in cel B2 geselecteerd, dit kun je zien aan de groene omlijning:

Je kunt naar deze celverwijzingen verwijzen in formules en functies. Dit maakt het mogelijk om berekeningen uit te voeren op specifieke gegevens in je werkblad.

Navigeren door werkbladen en werkmappen
Een Excel-bestand wordt een werkmap genoemd. Een werkmap kan meerdere werkbladen bevatten, die je onderaan het scherm ziet. Elk werkblad heeft zijn eigen raster van rijen en kolommen.

Je kunt door de werkbladen navigeren door op de tabbladen onderaan te klikken. Dit is handig als je verschillende soorten gegevens in één bestand wilt organiseren, bijvoorbeeld een werkblad voor je budget en een ander werkblad voor je projectplanning.

Je kunt hier ook nieuwe werkbladen toevoegen, door op het plusje te klikken. En wanneer je met de rechtermuisknop op een van de namen (bijv. Blad2) klikt, kun je de naam wijzigen.

Het werkblad dat actief is, heeft een groene onderstreping zoals bij mij het geval is met Blad2.

2: Gegevens invoeren in Excel

Nu je bekend bent met de interface, kun je beginnen met het invoeren van gegevens in Excel. Hierna leg ik uit hoe je tekst, cijfers en datums in cellen plaatst, en hoe je deze gemakkelijk kunt bewerken.

Gegevens typen in cellen
Om iets in Excel te typen, klik je gewoon op een cel en begin je met typen. Je kunt zien dat de cel ‘actief’ is als deze een groene omlijning krijgt.

Zodra je klaar bent, druk je op Enter om de invoer te bevestigen. Wil je naar een andere cel gaan zonder te bevestigen? Druk dan op Tab om naar de volgende cel te springen of gebruik de pijltoetsen.

Tekst, cijfers en datums invoeren

• Tekst: Als je woorden of zinnen invoert, worden ze automatisch uitgelijnd aan de linkerkant van de cel.
• Cijfers: Wanneer je getallen invoert, worden ze standaard aan de rechterkant van de cel uitgelijnd.
• Datums: Excel herkent datums zoals 13/9/2024 automatisch en veranderd de getalnotatie automatisch naar datum, zodat je er later eenvoudig berekeningen mee kunt maken (bijv. dagen tussen twee datums).

Cellen selecteren, kopiëren en plakken
Gegevens kopieren en plakken in Excel gaat eenvoudig, vergelijkbaar zoals in andere programma’s:

• Cellen selecteren: Klik op een cel om deze te selecteren. Wil je meerdere cellen selecteren? Klik en sleep je muis over de cellen.
• Kopiëren: Selecteer een of meerdere cellen en druk op Ctrl + C (Windows) of Cmd + C (Mac) om te kopiëren.
• Plakken: Klik op de cel waar je de gegevens wilt plakken en druk op Ctrl + V (Windows) of Cmd + V (Mac).

Je kunt ook de knoppen in het lint gebruiken als je dat makkelijker vindt of meer geavanceerde opties wilt. Deze vind je in het tabblad Start, helemaal aan de linkerkant in de groep Klembord:

3: Formules en functies in Excel

Een van de sterkste punten van Excel is het vermogen om berekeningen uit te voeren. Dit doe je door formules en functies te gebruiken. Hieronder leg ik de basis uit.

Rekenen in Excel
In Excel kun je eenvoudige berekeningen doen zoals optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen. Dit werkt als volgt:

Elke formule in Excel begint met een =-teken. Hierdoor weet Excel dat je een berekening wilt uitvoeren.

• Optellen: Typ =A1 + B1 om de waarden in cel A1 en B1 op te tellen.
• Aftrekken: Typ =A1 - B1 om de waarde in cel B1 van cel A1 af te trekken.
• Vermenigvuldigen: Typ =A1 * B1 om de waarde in A1 te vermenigvuldigen met B1.
• Delen: Typ =A1 / B1 om de waarde in A1 te delen door B1.

Veelgebruikte functies in Excel
Naast dit soort formules die je zelf kunt schrijven, zijn er ook veel ingebouwde functies die je kunnen helpen om sneller en meer complexe berekeningen te doen. Hieronder volgen een aantal eenvoudige, maar veel gebruikte functies:

• SOM: Hiermee tel je snel een reeks cellen op. Bijvoorbeeld: =SOM(A1:A6) telt de waarden in de cellen A1 tot en met A6 op.
• GEMIDDELDE: Met deze functie bereken je het gemiddelde van een reeks cellen. Bijvoorbeeld: =GEMIDDELDE(B1:B6) geeft het gemiddelde van de waarden in B1 tot en met B6.
• MIN/MAX: Deze functies geven respectievelijk de kleinste en grootste waarde in een reeks. Bijvoorbeeld: =MIN(C1:C6) geeft de kleinste waarde en =MAX(C1:C6) de grootste waarde van de cellen C1 tot en met C6.

Formules en functies maken Excel krachtig, omdat je hiermee veel sneller berekeningen kunt doen dan handmatig.

4: Opmaak in Excel

Om je gegevens overzichtelijker weer te geven en je werkblad visueel aantrekkelijker te maken kun je de opmaak van Excel aanpassen.

Cellen opmaken
In Excel kun je gemakkelijk de opmaak van cellen en de getalnotaties veranderen:

1. Tekst opmaken: Selecteer de cel(len) waarin je tekst wilt opmaken. Boven in het lint vind je in het tabblad Start in de groep Lettertype de opties om de tekst vetgedrukt te maken, cursief of onderstreept. Je kunt ook het lettertype, de grootte en de kleur aanpassen.
2. Getalnotaties: Excel geeft standaard alle getallen weer zoals je ze invoert, maar je kunt de weergave aanpassen. Klik met de rechtermuisknop op een cel met cijfers en kies “Celeigenschappen”. Hier kun je het getal opmaken als bijvoorbeeld valuta, percentage of met een specifiek aantal decimalen. Je kunt dit ook vinden in het lint in het tabblad Start in de groep Getal.

Randen en kleuren
Een eenvoudige manier om je werkblad overzichtelijker te maken, is door randen en kleuren toe te voegen.

1. Randen: Selecteer de cellen waaraan je randen wilt toevoegen. Ga naar het tabblad ‘Start’ en klik op het pictogram voor randen. Je kunt kiezen uit verschillende randopties, zoals alleen de buitenste randen of ook randen tussen de cellen.
2. Kleuren: Je kunt cellen of hele rijen en kolommen een kleur geven. Selecteer de cellen die je wilt opmaken en klik op het pictogram voor opvulkleur in het lint.

5: Grafieken maken in Excel

Het is mogelijk om in Excel gegevens visueel weer te geven met grafieken en diagrammen. Hieronder leg ik uit hoe je dit eenvoudig kunt doen.

Om een grafiek te maken, heb je allereerst gegevens nodig. In onderstaand voorbeeld gebruik ik de volgende gegevens:

1. Selecteer je gegevens: Klik en sleep over de cellen met de gegevens die je in een grafiek wilt weergeven. In dit voorbeeld zijn dit de cellen van A1 tot en met A6 en van B1 tot en met B6.
2. Kies een grafiek: Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ in het lint en zoek de groep ‘Grafieken’. Hier zie je verschillende opties, zoals staafdiagrammen, lijndiagrammen, cirkeldiagrammen, enz.

Excel doet op basis van de gegevens een voorstel van een grafiek, maar je kunt in ditzelfde venster ook voor ‘Alle grafieken’ kiezen en zelf een andere keuze maken. Gebruik bijvoorbeeld een:

• Staafdiagram: Gebruik een staafdiagram als je de waarden van verschillende categorieën wilt vergelijken. Bijvoorbeeld, verkoopcijfers van verschillende producten.
• Lijndiagram: Lijndiagrammen zijn handig voor het weergeven van trends in de tijd, bijvoorbeeld om de groei van je inkomsten per maand te tonen.

Zodra je de grafiek hebt gekozen, klik je op ‘Ok’ om deze in te voegen en daarna verschijnt deze op je werkblad.

Grafieken opmaken
Nadat je een grafiek hebt ingevoegd, kun je de opmaak aanpassen om deze duidelijker en/of aantrekkelijker te maken:

• Titels en labels toevoegen: Je kunt een titel toevoegen aan je grafiek en labels aan de assen om de grafiek duidelijker te maken. Dit doe je door de grafiek te selecteren en in het lint naar ‘Grafiekelementen toevoegen’ te gaan.
• Kleuren aanpassen: Net als bij cellen kun je de kleuren van de verschillende delen van de grafiek aanpassen. Klik op een deel van de grafiek, zoals een staaf of lijn, en kies een andere kleur in het opmaakmenu.
• Legenda bewerken: Als je grafiek meerdere gegevensreeksen bevat, kun je de legenda aanpassen zodat het duidelijk is wat elke kleur of lijn vertegenwoordigt.

6: Tabellen maken in Excel

Tabellen in Excel zijn een goede manier om je gegevens georganiseerd en overzichtelijk te houden. Daarnaast brengen tabellen in Excel een aantal voordelen met zich mee, zoals:

• Wanneer je een tabel maakt, wordt deze automatisch opgemaakt met een duidelijke stijl.
• Tabellen bieden ingebouwde filters, waardoor je snel kunt zoeken naar specifieke gegevens of de volgorde van de gegevens kunt aanpassen.
• Als je rijen of kolommen aan een tabel toevoegt, worden deze automatisch opgenomen in de tabel en in bijbehorende berekeningen.
• Tabellen geven je de mogelijkheid om gemakkelijker met gestructureerde gegevens te werken in formules, zoals het optellen van getallen binnen een specifieke kolom.

Het maken van een tabel is gemakkelijk. Je hebt om te beginnen gegevens nodig die je wilt weergeven in een tabel. Als je die hebt, kun je de volgende stappen toepassen:

1. Klik en sleep over de cellen die je wilt opnemen in de tabel.
2. Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ in het lint en klik op ‘Tabel’. Er verschijnt een venster waarin Excel automatisch het bereik van de geselecteerde gegevens laat zien.
3. Als je gegevens een kopregel bevatten (zoals titels voor elke kolom), zorg dan dat het vakje ‘Tabel met kopteksten’ is aangevinkt.
4. Nadat je de tabel hebt ingevoegd, kun je naar het tabblad ‘Ontwerpen’ gaan om een stijl te kiezen die bij je past.

Dat ziet er dan als volgt uit:

Zodra je de tabel selecteert, komt er in het lint een extra tabblad bij genaamd ‘Tabelontwerp’ . Hier kun je de stijl van de tabel aanpassen naar wens.

7: Efficiënter werken in Excel

Excel biedt verschillende functies en sneltoetsen die je helpen om tijd te besparen en efficiënter te werken.

Automatisch invullen van gegevens
Met de functie voor automatisch invullen kun je snel gegevens naar meerdere cellen kopiëren of patronen voortzetten. Dit werkt als volgt:

• Als je een rij of kolom hebt waarin dezelfde waarde steeds moet worden herhaald, kun je deze waarde één keer invoeren en de celrand naar beneden of opzij slepen. Excel vult dan automatisch de resterende cellen met dezelfde waarde.
• Als je een reeks waarden hebt, zoals datums of opeenvolgende getallen, kun je Excel het patroon laten herkennen en automatisch de volgende waarden invullen. Bijvoorbeeld, als je in twee opeenvolgende cellen ‘1’ en ‘2’ invoert, zal Excel bij het slepen de reeks automatisch uitbreiden met ‘3’, ‘4’, enzovoort.

Gegevens sorteren
Soms wil je gegevens in een specifieke volgorde zetten, bijvoorbeeld op basis van de alfabetische volgorde van namen of op basis van getallen van laag naar hoog. Dit kan gemakkelijk met de sorteerfunctie.

• Selecteer de kolom of het bereik van cellen dat je wilt sorteren. Ga naar het tabblad Gegevens in het lint en kies of je oplopend (A-Z) of aflopend (Z-A) wilt sorteren. Dit werkt zowel voor tekst als voor getallen.

Sneltoetsen om tijd te besparen
Sneltoetsen zijn een geweldige manier om sneller te werken in Excel. Dit zijn toetscombinaties waarmee je veelvoorkomende taken veel sneller kunt uitvoeren. In dit artikel zijn deze al een paar keer voorbij gekomen, bijvoorbeeld bij het kopiëren en plakken. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:

• Kopiëren: Ctrl + C
• Plakken: Ctrl + V
• Opslaan: Ctrl + S
• Ongedaan maken: Ctrl + Z
• Rijen selecteren: Shift + Spatiebalk
• Kolommen selecteren: Ctrl + Spatiebalk
• Snel bewerken van een cel: F2

Vooral als je met grote hoeveelheden gegevens moet werken kan het gebruik van sneltoetsen je veel tijd besparen.