Factuur tracker template
Eenvoudig je facturen beheren in Excel
Herken je dit? Als freelancer of ondernemer stuur je een factuur, en ga je weer verder met je werk. Maar voor je het weet is de betalingstermijn al lang verstreken, terwijl je er niet meer aan had gedacht.
De Factuur Tracker is een kant-en-klaar Excel template waarmee je gemakkelijk en snel ziet welke facturen zijn betaald, welke nog openstaan en welke al zijn verlopen. Speciaal gemaakt voor freelancers en ondernemers die eenvoudig meer controle willen over hun facturatie.
Het template is beschikbaar in twee versies. De Basis-versie is ideaal als je alleen uitgaande facturen bijhoudt en snel wil zien wat er nog betaald moet worden.
Met de Pro-versie kun je ook binnenkomende facturen bijhouden, krijg je een uitgebreid dashboard dat meer inzicht biedt en heb je de mogelijkheid om op een klantnaam te zoeken en zo automatisch de factuurgeschiedenis, openstaande bedragen en betaalgedrag van die klant te zien krijgt.
Kies het template dat past bij jouw situatie
Wat je ontvangt
Bij aanschaf van dit template ontvang je 1 Excel bestand en 1 PDF met uitleg hoe het template werkt.
In het bestand is er ruimte voor 500 facturen, maar dit is eenvoudig uitbreidbaar dankzij de ingebouwde tabel.
Wat zit er in de Pro versie?
De factuur tracker Pro bestaat de onderstaande 4 werkbladen.
Het dashboard werkt volledig automatisch op basis van formules. Je hoeft niets handmatig bij te houden, alles wordt berekend op basis van de facturen die je invoert.
Voor zowel je uitgaande als binnenkomende facturen zie je het volgende:
- Het totaal openstaande en ontvangen bedrag
- Het aantal open, te late en betaalde facturen
- De gemiddelde tijd tot betaling
- En een gezondheidsindicator waarmee je direct ziet of alles op orde is, of dat er facturen binnenkort verlopen of al te laat zijn.
Daarnaast toont het dashboard de 5 meest urgente openstaande facturen. Zowel uitgaand als binnenkomend , zodat je altijd weet waar je actie moet ondernemen.
De cashflow sectie laat je een datum invoeren, waarna Excel automatisch berekent hoeveel je verwacht te ontvangen tot die datum, wat je zelf nog moet betalen en wat de netto cashflow is.
In dit tabblad voer je de facturen in die je zelf verstuurt. Je hoeft alleen de witte cellen in in te voeren. De grijze cellen worden automatisch berekend.
Je voert per factuur in: factuurnummer, klantnaam, omschrijving, factuurdatum, factuurbedrag, betaald bedrag en de datum waarop is betaald.
Excel berekent vervolgens automatisch de vervaldatum, het openstaand saldo, het aantal dagen tot vervaldatum en de status.
De status wordt met voorwaardelijke opmaak visueel weergegeven, zodat je gelijk ziet wat welke facturen te laat zijn betaald.
Hier voer je zelf de naam in van één van je eigen klanten en Excel haalt automatisch alle relevante informatie op.
Je ziet de volledige factuurgeschiedenis (tot 30 facturen), het totaal openstaande en ontvangen bedrag, hoe vaak deze klant te laat of op tijd heeft betaald, de gemiddelde vertraging bij te late betalingen en de gemiddelde jaaromzet van deze klant.
Hier voer je facturen in die je zelf hebt ontvangen. Dit werkt grotendeels hetzelfde als het tabblad voor uitgaande facturen.
Het enige verschil is dat je hier de vervaldatum zelf in moet voeren, omdat je die overneemt van de factuur die je hebt ontvangen.
Wat zit er in de Basis versie?
De factuur tracker Pro bestaat de onderstaande 2 werkbladen.
Het dashboard werkt volledig automatisch op basis van formules. Je hoeft niets handmatig bij te houden, alles wordt berekend op basis van de facturen die je invoert.
Het dashboard toont het totaal openstaande en ontvangen bedrag, en het aantal open, te late en betaalde facturen.
In dit tabblad voer je de facturen in die je zelf verstuurt. Je voert per factuur in: factuurnummer, klantnaam, omschrijving, factuurdatum, factuurbedrag, betaald bedrag en de datum waarop is betaald.
Excel berekent vervolgens automatisch de vervaldatum, het openstaand saldo en de status. De status wordt met voorwaardelijke opmaak visueel weergegeven.
Welke versie past bij jou?
Functionaliteit | Basis | Pro |
|---|---|---|
Uitgaande facturen bijhouden | ||
Automatische vervaldatum en status | ||
Dashboard | Eenvoudig | Uitgebreid |
Gezondheidsindicator | ||
5 meest urgente facturen | ||
Cashflow berekening | ||
Binnenkomende facturen bijhouden | ||
Klant opzoeken | ||
PDF handleiding | ||
Prijs | €10 | €17 |
Voor wie is dit template het meest geschikt?
In principe kan iedereen die facturen verstuurt dit template gebruiken om overzicht te krijgen in zijn of haar facturen. Het is echter vooral handig voor freelancers en kleine bedrijven die hun facturen nu nog niet goed bijhouden of werken met losse notities.
Met dit Excel template heb je een duidelijk en gebruiksvriendelijk overzicht, zonder dat je aparte boekhoudsoftware hoeft te leren.
Wanneer is dit niet de beste keuze?
Als je bedrijf maandelijks veel facturen verstuurt, dan is specifieke boekhoudsoftware vaak een betere keuze. Dit template is meer bedoeld voor ondernemers die een eenvoudige en efficiënte manier zoeken om hun facturen te beheren, zonder direct een compleet boekhoudpakket nodig te hebben.
Wat heb je nodig?
Je hebt Microsoft Excel nodig om dit template te gebruiken. Het template is gemaakt en getest in Excel 365, maar werkt ook in oudere versies zoals Excel 2021.
Het template maakt gebruik van Excel tabellen, waardoor de formules dynamisch werken en je eenvoudig extra rijen kunt toevoegen als je meer dan 500 facturen hebt. Dit is ook de reden waarom het template niet geschikt is voor andere spreadsheetprogramma’s zoals Google Sheets of LibreOffice Calc. Excel tabellen werken daar namelijk niet zoals bedoeld.
Veel gestelde vragen
Heb je nog een andere vraag die hier niet tussen staat? Neem dan contact met mij op.