Overweeg je om Excel te gebruiken om jouw gewerkte uren bij te houden? In dit artikel leer je onder andere waarom het verstandig is om een urenadministratie te hebben en wat je allemaal moet bijhouden, de voor- en nadelen om Excel voor dit doeleinde te gebruiken, hoe je tijd kunt besparen door gebruik te maken van een vooraf opgemaakt template en hoe je zelf stap-voor-stap gratis een urenregistratie kunt maken.
Inhoudsopgave
Het belang van een urenregistratie
Wat moet je allemaal bijhouden in een urenadministratie?
Is Excel geschikt voor het bijhouden van gewerkte uren?
Gebruik maken van een urenregistratie template
Zelf een gratis urenregistratie maken
Het belang van een urenregistratie
Er zullen weinig mensen zijn die het leuk vinden om hun gewerkte uren bij te houden. Toen ik begon als ZZP’er was ik mij ook niet gelijk bewust waarom dit zo belangrijk is. Het bijhouden van een goede urenadministratie brengt echter belangrijke voordelen met zich mee.
1. Je hebt mogelijk recht op fiscale voordelen
De belastingdienst heeft fiscale voordelen voor ondernemers zoals de startersaftrek (€ 2.123) en zelfstandigenaftrek.(€ 5.030 in 2023 en € 3.750 in 2024). Dit bedrag mag je aftrekken van jouw winst waardoor je dus meer winst overhoudt en minder inkomstenbelasting betaald.
Om aanspraak te maken op deze aftrekken moet je voldoen aan het urencriterium. Dit houdt in dat je minimaal 1.225 uur aan je bedrijf moet werken in een kalenderjaar. Door een urenadministratie nauwkeurig bij te houden kun je aan tonen of je hieraan voldoet.
2. Het helpt je facturen te verantwoorden richting cliënten
Door bij te houden in een urenregistratie hoeveel tijd je aan welke taken hebt besteed is het veel gemakkelijker om jouw facturen te verantwoorden. Als een cliënt na het afronden van een project vraagt waarom iets X aantal uren heeft gekost, dan kun je dat eenvoudig terug vinden en communiceren richting de cliënt.
3. Het geeft inzicht in je tijd
Je weet van je zelf welk uurtarief je hanteert maar het kan soms best lastig offertes in te schatten als je op projectbasis facturen verstuurd. Door een urenadministratie bij te houden krijg je echter beter inzicht in hoeveel tijd een bepaald project daadwerkelijk kost, waardoor je toekomstige soortgelijke projecten beter kunt inschatten. Bovendien kan het je productiviteit verhogen omdat door je uren bij te houden je vaak ook bewuster met je tijd omgaat. Mochten er taken zijn die je (veel) tijd kosten maar weinig opleveren dan is dat een stuk eenvoudiger te identificeren doordat je jouw uren bijhoudt.
Wat moet je allemaal bijhouden in een urenadministratie?
Om je uren goed te kunnen verantwoorden zijn er een aantal onderdelen die je in ieder geval moet bijhouden.
- De datum waarop je bepaalde werkzaamheden hebt uitgevoerd.
- De naam van de klant waarvoor je de werkzaamheden hebt uitgevoerd.
- Een omschrijving van de werkzaamheden die je hebt gedaan.
- Het totaal aantal uren dat je aan de werkzaamheden hebt besteed.
- Het uurloon dat je voor de werkzaamheden rekent.
- De omzet die de uren je hebben opgeleverd.
- Een overzicht met hoeveel uren je per dag, week en/of maand hebt gewerkt.
Het is toegestaan om tijd die je aan jouw eigen bedrijf besteed mee tellen voor het urencriterium. Bijvoorbeeld de tijd die je kwijt bent voor het bijhouden van je administratie of het onderhouden van je website. In dat geval zou je bijvoorbeeld je eigen bedrijfsnaam kunnen invoeren bij de naam van de klant. Omdat je dus ook uren mee mag rekenen die niet declarabel zijn is het aan te raden om ook per werkzaamheid aan te geven of het directe- of indirecte uren zijn. Meer uitleg over welke uren je mee mag tellen kun je vinden op de website van de Belastingdienst.
Is Excel geschikt voor het bijhouden van gewerkte uren
Excel is een spreadsheetprogramma dat je voor veel doeleinden kunt gebruiken, waaronder dus voor het bijhouden van een urenadministratie. Dit artikel staat op blog over Excel maar dit houdt niet automatisch in dat ik Excel voor iedere ondernemer de beste keuze vind.
Voordelen urenregistratie in Excel
- Lage kosten – De kosten van Microsoft Office, waar Excel een onderdeel van is, zijn relatief laag. Bovendien hebben de meeste mensen Excel al op hun computer geïnstalleerd. In dat geval hoef je geen extra kosten te maken. Veel boekhoudprogramma’s die als alternatief kunnen dienen voor het bijhouden van een urenadministratie rekenen daarentegen maandelijkse kosten.
- Gebruiksvriendelijk – Als je al enige basiskennis hebt met Excel zal het al gauw vertrouwd aanvoelen om ook je urenadministratie hierin bij te houden. Je hoeft dus niet eerst leren te werken met nieuwe software.
- Flexibel – Je kunt het werkblad in Excel aanpassen en opmaken naar wens. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig grafieken toevoegen. Het is echt jouw bestand dus je kunt ermee doen wat je zelf wilt. Als je kiest om je uren bij te houden in een app ben je meer gelimiteerd aan wat mogelijk is binnen dat bepaalde programma.
Nadelen urenregistratie in Excel
- Grotere foutgevoeligheid – Indien je zelf besluit een urenregistratie te maken in Excel is de kans op menselijke foutjes wat groter. Je zult namelijk zelf de formules moet maken waarmee berekeningen worden ingevoerd en de gegevens steeds handmatig in moeten voeren.
- Gebrek aan functies – Excel is een spreadsheetprogramma, het is echter niet uitgerust met specifieke functies voor een uitgebreide urenadministratie zoals voor bijvoorbeeld het versturen van facturen, het beheren van projecten, een timer, etc.
- Minder schaalbaar – Naarmate een bedrijf groeit kan het bijhouden van uren in Excel meer tijd kosten en neemt de kans op fouten toe.
Voor welke gebruikers is Excel aan te raden
Of Excel de juiste oplossing is voor jouw urenadministratie hangt vooral al of je behoefte hebben van meer geavanceerde functionaliteiten. Met Excel heb je uiteraard zelf invloed op hoe complex je het wilt maken maar persoonlijk zie ik Excel vooral als een eenvoudige- en goedkope oplossing.
Ik raad Excel aan voor de volgende gebruikers
- Mensen die behoefte hebben aan een eenvoudige urenadministratie.
- ZZP’ers met een klein budget.
- Beginnende ondernemers.
Ik raad Excel af voor de volgende gebruikers
- Bedrijven die gebruik maken van een boekhoudprogramma waarbij het al mogelijk is om je uren bij te houden.
- Grote bedrijven met meerdere personeelsleden.
- Bedrijven die opzoek zijn naar een uitgebreide oplossing voor het beheren/bijhouden van projecten.
Zij zijn beter uit met gespecialiseerde urenregistratiesoftware. Hier zitten vaak maandelijkse kosten aan verbonden, maar bieden meer (geavanceerde) functionaliteiten.
Gebruik maken van een urenregistratie template
Als je hebt besloten om Excel te gaan gebruiken voor het bijhouden van je urenadministratie dan heb je 2 opties:
- Je kiest ervoor om gebruik te maken van een vooraf gemaakt Excel template.
- Je begint met een lege werkmap en bouwt de urenregistratie zelf.
Door gebruik te maken van een template kun je veel tijd en moeite besparen. Indien nodig kun je de templates enigszins aanpassen naar jouw wensen maar voor een groot deel is het werk al voor je gedaan waardoor je enkel nog de gegevens hoeft in te voeren.
Sjablonen van Microsoft
Excel heeft zelf een groot aanbod aan sjablonen die je gratis kunt uitproberen, waaronder een aantal voor het bijhouden van een urenstaat. In het startscherm kun je in het tabblad ‘Nieuw’ bijvoorbeeld zoeken op ”uren”:
Excel opent vervolgens het sjabloon in je werkblad zodat je het kunt bewerken. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een sjabloon genaamd ”Wekelijkse urenstaat”:
Wellicht dat je het template nog wel moet aanpassen zodat het echt bruikbaar voor jouw situatie is, maar het kan je wel tijd besparen door niet met een leeg werkblad te hoeven beginnen.
Mijn template
Zelf gebruik ik Excel ook voor het bijhouden van mijn eigen urenadministratie. Dit heeft de basis gevormd voor een urenregistratie template dat ik op mijn website verkoop voor eenmalig €10.
Het template bestaat uit een Dashboard voor een samenvatting/overzicht, dat ziet er als volgt uit:
En 12 tabbladen waarbij je per maand de werkzaamheden en uren kunt invoeren.
In dit template kun je eenvoudig je uren bijhouden en wordt er onder andere rekening gehouden met het urencriterium. Mocht je dit interessant vinden dan kun je het bekijken via onderstaande knop:
Zelf een gratis urenregistratie maken
Er kunnen verschillende redenen zijn om je urenregistratie helemaal zelf te maken. Bijvoorbeeld omdat je geen template kan vinden die geschikt is voor jouw situatie, om geld te besparen of omdat je het simpelweg leuk vindt om zelf iets te bouwen in Excel.
Onderstaande stappen kun je volgen om een eenvoudige urenregistratie te maken.
1. Denk na over de structuur
Ik raad aan om eerst te beslissen of je de uren per dag, week of maand wilt bij gaan houden. In mijn eigen urenregistratie voer ik per maand de werkzaamheden in, waarbij iedere maand zijn eigen tabblad heeft in het Excel bestand. Maar als je heel veel werkzaamheden per dag moet invoeren is het wellicht overzichtelijker om het per week of zelfs per dag in te voeren.
Je kunt ervoor kiezen om iedere maand een eigen tabblad geven, maar je kunt er ook voor kiezen om iedere maand in een nieuw Excel bestand in te voeren. Uiteindelijk is het je persoonlijke voorkeur wat je het fijnste vindt werken.
In het voorbeeld dat in dit artikel wordt gemaakt kies ik ervoor om de uren per week bij te houden en iedere week in een nieuw Excel bestand te beginnen. Mocht je een andere opzet willen dan is dat eenvoudig aan te passen. De basis die in de vervolgstappen worden uitgelegd blijven hetzelfde.
2. De koptitels (op)maken
- Typ in cel A1 de tekst ‘Datum’.
- Typ in cel B1 de tekst ‘Klant’.
- Typ in cel C1 de tekst ‘Omschrijving’
Om het aantal uren in te voeren kun je kiezen uit 2 opties:
- Zelf handmatig het aantal uren per werkzaamheid invoeren. Dit is de meest eenvoudige op te doen. Indien je dat wilt kun je een cel D1 de tekst ‘Aantal uren’ invoeren.
- Een andere optie is een begin- en eindtijd in voeren en Excel het aantal uren laten berekenen. Dit is iets ingewikkelder maar in mijn ogen een mooiere oplossing.
In deze handleiding wordt optie 2 verder uitgewerkt, maar je kunt gerust voor optie 1 kiezen als dat jouw voorkeur heeft.
- Typ in cel D1 de tekst ‘Begintijd’.
- Typ in cel E1 de tekst ‘Eindtijd’.
- Typ in cel F1 de tekst ‘Totaal aantal uren’.
Daarna raad ik aan om aan te geven of de werkzaamheden declarabel zijn of niet, en zo ja wat de verdiensten zijn.
- Typ in cel G1 de tekst ‘Declarabel’.
- Typ in cel H1 de tekst ‘Uurtarief’.
- Typ in cel I1 de tekst ‘Totaal verdient’.
Om de tekst leesbaar te maken is het belangrijk om het formaat van de kolommen A t/m I aan te passen. Dit kun je doen door deze kolommen te selecteren en vervolgens op je rechtermuisknop te klikken. Kies daarna in het dropdownmenu voor ‘Kolombreedte’ en voer een nieuwe breedte in, bijvoorbeeld 20. Ik raad aan om daarna de kolom met omschrijving nog wat breder te maken omdat hier vaak meer tekst in komt te staan, maar probeer gerust wat uit met verschillende formaten.
Ik kies er vervolgens nog voor om:
- De koptitels vetgedrukt te maken.
- Rij 1 een kleurtje te geven
- De rij met titels vast te zetten
- De cellen een rand te geven
Het werkblad ziet er dan als volgt uit:
3. Getalnotaties
Zodra je in kolom A een datum invoert, bijvoorbeeld 1-12-2023, dan wordt dit meteen door Excel herkend en zal de getalnotatie veranderen in Datum.
In de rijen waarin je de begin- en eindtijd invoert moet je de getalnotatie wel veranderen naar ‘Tijd’.
- Selecteer de rijen waarin je de tijden gaat invoeren.
- Vervolgens ga je in het lint naar het tabblad ‘Start‘. In de groep ‘Getal‘ kun je de getalnotatie wijzigen in ‘Tijd’. Mijn voorkeur gaat er naar uit om in het dropdownmenu te klikken op ‘Meer getalnotaties‘ waarmee het dialoogvenster ‘Cellen opmaken’ wordt geopend. Hier kun je vervolgens uit meerdere opties kiezen. Je kunt dit dialoogvenster ook openen door nadat je de rijen hebt geselecteerd op je rechtermuisknop te klikken en daarna op ‘Celeigenschappen’.
Mijn voorkeur gaat uit naar de notatie waarin alleen uren en minuten worden weergegeven.
- Vervolgens doe je hetzelfde met de rijen in de kolom met ‘Totaal aantal uren’ maar dan kies je voor ‘Getal‘.
- En tenslotte moeten de rijen in de kolom met ‘Uurtarief’ en ‘Totaal verdient’ de getalnotatie worden aangepast in ‘Financieel‘.
4. Totaal aantal uren berekenen
Het totaal aantal uren kun je berekenen met de volgende formule: (eindtijd – begintijd) * 24
In cel F2 wordt de formule dan =(E2-D2)*24
Deze formule kan vervolgens naar beneden worden gekopieerd zodat alle cellen in kolom F de formule hebben.
Wanneer je dat doet zie je dat in alle lege rijen met werkzaamheden het resultaat van deze som 0 is:
Dit staat niet zo netjes maar kan eenvoudig worden opgelost door gebruik te maken van de functie ALS.
Door de formule aan te passen naar =ALS(A2>0;(E2-D2)*24;””) zal Excel de SOM alleen uitvoeren als de waarde in cel A2 groter is dan 0.
Als de waarde kleiner is dan 0, zoals in cel A3 het geval is, dan voert de functie ALS een spatie in.
Werk je met nachtelijke uren, waardoor de eindtijd kleiner is dan de begintijd? Lees dan dit artikel, zodat je alsnog de juiste hoeveelheid uren kunt berekenen.
5. Dropdown menu maken
In kolommen waar je vaak dezelfde waarden moet invoeren kun je optioneel gebruik maken van een keuzelijst. Dit kan je bijvoorbeeld in de kolom met klanten doen. In dit voorbeeld kies ik er voor om dit te doen in kolom G ‘Declarabel’. Ik wil dat in deze kolom alleen ‘Declarabel’ of ‘Niet declarabel’ kan worden ingevoerd.
Deze 2 waarden moeten ergens in 2 aparte cellen worden ingevoerd. Dit kan op het zelfde werkblad maar dit hoeft niet. Ik kies ervoor om dit in cel L2 en L3 te doen.
Vervolgens selecteer ik alle rijen waarin de keuzelijst moet komen te staan.
Daarna moet je in het lint naar het tabblad ‘Gegevens’ gaan. Hier vind je de knop voor ‘Gegevensvalidatie’:
In het dialoogvenster dat wordt geopend kies je bij toestaan voor ‘Lijst’ en bij bron de cellen waarin de waarden staan die in de keuzelijst moeten komen te staan.
Optioneel kun je nog een invoerbericht en foutmelding invoeren in de andere tabbladen van dit dialoogvenster.
Om het werkblad overzichtelijk te houden kies ik nadat de keuzelijst in alle cellen in kolom G werkt om kolom L, waarin de waarden uit de keuzelijst staan, te verbergen. Dit kan door de kolom te selecteren en vervolgens op je rechtermuisknop te klikken en in het menu te kiezen voor ‘Verbergen’.
6. Omzet berekenen
In kolom H wordt het uurtarief ingevoerd. Als voorbeeld voer ik in cel H2 het bedrag €35 in. Om vervolgens te berekenen hoeveel omzet de gewerkte uren hebben opgeleverd van deze werkzaamheid moet het uurtarief worden vermenigvuldigd met het totaal aantal uren.
Dit kan eenvoudig met de formule =F2*H2
Wanneer je deze formule echter naar beneden kopieert krijg je een foutmelding bij lege rijen aangezien je niet 2 lege cellen met elkaar kunt vermenigvuldigen. Dit kan net zoals eerder eenvoudig worden opgelost met de functie ALS.
De formule want dan bijvoorbeeld =ALS(H2>0;F2*H2;””)
Excel voert de berekening nu alleen uit als er een bedrag groter dan 0 is ingevoerd bij het uurtarief. Als dat niet het geval is wordt er een spatie ingevoerd.
7. Samenvatting maken
We gaan nu een soort overzicht maken waarin je kunt zien hoeveel uren je per week hebt gewerkt, hoeveel uren daarvan declarabel waren en de omzet die dit in totaal heeft opgeleverd. Dit overzicht kun je maken ergens op hetzelfde werkblad of in een geheel een nieuw werkblad.
In dit voorbeeld kies ik er voor om het overzicht te maken in een nieuw werkblad (in hetzelfde Excel bestand). Dit kan er als volgt uit zien:
Het aantal uren en de behaalde omzet kun je berekenen met de functie SOM. In mijn voorbeeld bestand resulteert dat in de volgende formules:
- Aantal uren gewerkt: =SOM(Urenregistratie!F2:F250)
- Behaalde omzet: =SOM(Urenregistratie!I2:I250)
Mijn bereik is tot rij 250, maar je kunt dit aanpassen naar hoe groot jouw urenregistratie is. Eventueel kun je ook de gehele kolom optellen indien er niets anders onderstaat. Verder staat in mijn celverwijzing Urenregistratie! Dit komt omdat ik het overzicht op een ander werkblad maak dan het bereik dat opgeteld moet worden. En mijn geval heet het werkblad waarin de uren staan ‘Urenregistratie’.
Om het aantal declarabele- en niet declarabele uren te berekenen wordt de functie SOM.ALS gebruikt. Dit werkt hetzelfde, alleen nu worden er alleen uren opgeteld die aan een criterium voldoen.
In kolom G staat of een werkzaamheid declarabel is of niet en in kolom F staan de uren die opgeteld moeten worden. Dit resulteert in mijn voorbeeld tot de volgende formules:
- Declarabele uren: =SOM.ALS(Urenregistratie!G2:G250;”declarabel”;Urenregistratie!F2:F250)
- Niet declarabele uren: =SOM.ALS(Urenregistratie!G2:G250;”niet declarabel”;Urenregistratie!F2:F250)
Optioneel kun je het percentage declarabele- en niet declarabele uren nog berekenen. Let hierbij op dat de getalnotatie op percentage staat:
8. Optioneel
We hebben nu een eenvoudige urenregistratie gemaakt die je vervolgens optioneel nog verder kunt uitbreiden. Je kunt bijvoorbeeld het werkblad wat mooier opmaken en grafieken toevoegen.
Je kunt het werkblad nog wat veiliger maken door bijvoorbeeld de formules te beveiligen. Je voorkomt dan dat je per ongeluk cellen aanpast waarin een formule staat.
Het is ook een mogelijkheid om het Excel bestand in zijn geheel beveiligen via de volgende stappen:
- Ga in het lint naar ‘Bestand’.
- Klik in het menu op ‘Info’.
- Kies bij ‘Werkmap beveiligen’ voor ‘Versleutelen met wachtwoord’.
- Voer het wachtwoord in.
Dit is wel op eigen risico omdat je het wachtwoord niet kunt achterhalen. Indien je het wachtwoord vergeet kun je het Excel bestand dus niet meer openen. De beveiliging weer opheffen doe je door op dezelfde plek (bestand > info) op ‘Versleutelen met wachtwoord‘ te klikken en daarna het wachtwoord weg te halen en op ‘OK‘ te klikken.
Nawoord
Ik hoop dat je na het lezen van dit artikel een beter beeld hebt gekregen of Excel geschikt is voor jou om een urenadministratie bij te houden en zo ja hoe je dit kunt doen.
