Dit is les 2 van de 5 van de gratis cursus Excel voor beginners (mijn meest recente cursus).
Als je gegevens hebt ingevoerd in Excel, kun je deze weergeven in tabellen en grafieken. In deel twee van deze cursus leer je hoe je dit doet:
Een tabel maken in Excel
Stel in Excel wordt van een aantal bloemen de voorraad en de prijs bijgehouden. Dit ziet er als volgt uit:
Om deze gegevens weer te geven als een tabel dien je de volgende stappen te volgen:.
- Selecteer het bereik.
Een groep cellen wordt in Excel een celbereik genoemd. Klik eerst met je muis op de cel linksboven van het gewenste bereik (cel A1) en sleep de muis daarna naar de cel rechtsonder (cel C6). Je hebt nu het volledige celbereik geselecteerd. - Voeg een tabel in.
Ga naar het tabblad Invoegen in het lint en klik in de groep tabellen op de knop Tabel. Of gebruik de sneltoets Ctrl + L (Windows) of Command + T (Mac) om direct een tabel te maken.
- Bevestig het bereik.
Er verschijnt nu een pop-up waarin je kunt zien of het geselecteerde bereik klopt. Ook kun je een vinkje plaatsen voor het vakje ‘Mijn tabel bevat kopteksten’ indien daar sprake van is. In dit geval is dat zo, aangezien ‘soorten’, ‘voorraad’ en ‘prijs’ koppen zijn. Druk vervolgens op OK.
Je tabel is nu gemaakt. Zodra je een cel in de tabel selecteert, verschijnt er in het lint een extra tabblad genaamd ‘Tabelontwerp’. Hier kun je jouw tabel verder instellen.
Hieronder wordt per groep een aantal van de belangrijkste mogelijkheden toegelicht:
- Eigenschappen: hier kun je jouw tabel een naam geven. Dit is handig wanneer je later naar je tabel wilt verwijzen. Optioneel kun je hier ook eenvoudig het celbereik waar de tabel gebruik van maakt aanpassen.
- Hulpmiddelen: je kunt hier een draaitabel maken van de tabel, bijvoorbeeld als je de gegevens verder wilt analyseren of samenvatten. Eventuele dubbele waarden kun je hier verwijderen. Een slicer invoegen, waarmee je visueel kunt filteren door middel van een knop. Of je kunt de tabel converteren naar een bereik. De opmaak blijft in dat geval behouden, maar het werkt niet langer als een tabel.
- Opties voor tabelstijlen: hier kun je bijvoorbeeld instellen over je gestreepte rijen en kolommen wilt, een totaalrij wilt tonen en een filterknop in de koppen wilt.
- Tabelstijlen: hier kun je kiezen uit tientallen verschillende opmaakstijlen van de tabel of je kunt er zelf één maken door op ‘nieuwe tabelstijl’ te klikken.
Leer meer over dit onderwerp: een tabel maken in Excel (in 4 eenvoudige stappen)
Een grafiek maken in Excel
Grafieken zijn ideaal om cijfers duidelijk te presenteren. Met Excel kun je veel verschillende soorten grafieken maken en deze instellen op basis van je persoonlijke voorkeuren.
Stel je houdt in Excel van een aantal maanden de omzet bij.
Deze gegevens kun je vervolgens aan de hand van de volgende stappen weergeven in een grafiek.
- Selecteer de gegevens.
Selecteer de gegevens die je in de grafiek wilt opnemen. Vergeet niet ook de kopteksten (zoals kolomnamen) mee te selecteren. In dit voorbeeld selecteer je dus het bereik A1:B6. - Voeg een grafiek in.
Ga in het lint naar het tabblad invoegen en ga naar groep Grafieken. Hier kun je kiezen uit een van de grafiekstijlen (bijvoorbeeld door op het icoon voor ‘Kolomdiagrammen’ te klikken. Wanneer je met je muis over de verschillende opties gaat, krijg je een impressie hoe dit eruit komt te zien. Pas zodra je er met je muis op klikt wordt het daadwerkelijk ingevoerd. Een andere optie is om in het lint te klikken op ‘Aanbevolen grafieken’. Excel doet dan op basis van je data een aantal suggesties van grafiektypes. In dit voorbeeld raad Excel de ‘Gegroepeerde kolom’ aan:
De grafiek wordt nu ergens in het werkblad ingevoegd. Je kunt deze vervolgens naar een gewenste plek naar keuze verslepen.
Zodra de grafiek actief is (door erop te klikken) verschijnen er twee extra tabbladen in het lint:
- Grafiekontwerp: hier kun je grafiekelementen toevoegen (zoals astitels of een legenda), de kleuren wijzigen, een grafiekstijl kiezen, rijen en kolommen omdraaien. Ook kun je als de grafiek toch niet bevalt, hier kiezen voor een ander grafiektype.
- Opmaak: hier kun je de achtergrondskleur van de grafiek instellen, de randkleur, de vormstijlen, schaduwen, etc.
Een andere optie om de grafiek verder op te maken is door erop te klikken. Vervolgens verschijnt rechts naast de grafiek 3 knoppen
- Plusje: hier kun je nieuwe grafiekselementen toevoegen.
- Kwastje: hier kun je de stijl en de kleuren aanpassen.
- Trechter: hier kun je gegevens uit het geselecteerde bereik filteren.
Zodra je grafiek helemaal naar wens is kun je het in het werkblad laten staan om het in Excel te blijven gebruiken. Je kunt het echter ook eenvoudig kopiëren en plakken in een ander programma zoals Word of PowerPoint.
Een andere optie om de grafiek te selecteren en vervolgens op je rechtermuisknop te klikken. In het menu dat verschijnt kun je kiezen voor ‘opslaan als afbeelding’.
In dit geval kun je de grafiek los bewaren op je computer.
Leer meer over dit onderwerp: leer hoe je een grafiek kunt maken in Excel.
Oefening: maak een tabel en een grafiek
Klik hier om het oefenbestand te downloaden.
Volg nu de onderstaande stappen om te oefenen met het maken van tabellen en grafieken.
- Zet de gegevens om in een tabel.
- Selecteer de gegevens (inclusief de kolomkoppen).
- Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ in het lint en klik in de groep tabellen op de knop ‘Tabel’. Of gebruik de sneltoets Ctrl + L (Windows) of Command + T (Mac)
- Geef de tabel een relevante naam.
- Klik ergens in de tabel.
- Ga naar het tabblad ‘Tabelontwerp’.
- In het veld ‘Tabelnaam’ (linksboven) typ je een relevante naam. Bijvoorbeeld ‘Verkoop_tabel’.
- Geef de tabel een oranje kleur
- Klik ergens in de tabel.
- Ga naar het tabblad ‘Tabelontwerp’ en kies een oranje stijl bij ‘Tabelstijlen’.
- Maak een grafiek van de tabel.
- Selecteer een willekeurige cel in de tabel.
- Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ en klik op ‘Aanbevolen grafieken’ in de groep ‘Grafieken’.
- Kies een grafiek die het beste past, bijvoorbeeld een gegroepeerde kolom, en klik op ‘OK’.
- Geef de grafiek een grafiektitel
- Klik op de grafiektitel boven de grafiek.
- Typ een relevante titel, bijvoorbeeld “Omzet per product”.
- Sla de grafiek op als afbeelding
- Klik op de grafiek om deze te selecteren.
- Klik met de rechtermuisknop en daarna op ‘Opslaan als afbeelding’.
- Geef de afbeelding een naam en sla deze ergens op je computer op.
Als je alle stappen hebt gevolgd, heb je nu een tabel in een oranje kleur en een grafiek die de gegevens overzichtelijk weergeeft.