Draaitabellen in Excel bieden een handige manier om snel gegevens te analyseren. Ze helpen je bijvoorbeeld om grote hoeveelheden data eenvoudig samen te vatten en overzicht te krijgen.
Waarschijnlijk ben je al wel bekend met ‘normale’ tabellen in Excel. Je kunt hiermee eenvoudig rijen en kolommen ordenen. Een draaitabel gaat een stap verder. Met draaitabellen kan je data groeperen, filteren en berekeningen uitvoeren, zonder dat je de oorspronkelijke data hoeft aan te passen.
Wanneer komen draaitabellen van pas?
Draaitabellen zijn vooral handig wanneer je veel gegevens hebt die je wilt analyseren of samenvatten. Ze helpen je snel de belangrijkste informatie uit je data te halen zonder handmatig te moeten rekenen. Hieronder volgen een paar scenario’s waarin een draaitabel van pas komt:
- Verkooprapporten maken: Heb je een lijst met duizenden verkopen? Een draaitabel kan de totale omzet per maand, per product of per verkoper berekenen in slechts enkele klikken.
- Budgetoverzicht opstellen: Met een draaitabel kun je snel je uitgaven per categorie (bijvoorbeeld huur, salaris, marketing) bijhouden en inzicht krijgen in waar je het meeste geld aan uitgeeft.
- Klantgegevens samenvatten: Als je klantdata hebt, kun je met een draaitabel snel zien welke klanten het meeste kopen, uit welke regio ze komen, of welk product het populairst is.
- Urenregistratie analyseren: Als je werkt met urenregistraties, kun je snel zien hoeveel uur per project is gewerkt, wie de meeste uren heeft gemaakt, of wat de gemiddelde tijd per taak is.
Voorbeeld
Laten we beginnen met een eenvoudige tabel waarin je je uitgaven per categorie bijhoudt. Dit kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:
Deze tabel bevat de datum, categorieën, een omschrijving van de uitgave en het bedrag.
Nu gaan we een draaitabel maken om te zien waar je het meeste geld aan uitgeeft.
Klik hier om het Excel bestand te downloaden als je de stappen mee wilt oefenen.
Stappen om een draaitabel te maken
Stap 1: Selecteer de gegevens.
Klik ergens in de tabel met je uitgaven. Excel herkent vervolgens automatisch het volledige datagebied.
Stap 2: Draaitabel invoegen.
Ga naar het tabblad “Invoegen” in het lint en klik op “Draaitabel”. Vervolgens kies je voor de optie “van tabel/bereik”.
Het volgende venster wordt vervolgens geopend:
Stap 3: Kies de locatie.
In het venster kun je ervoor kiezen om de draaitabel op een nieuw werkblad te plaatsen of op hetzelfde blad.
Beide opties zijn prima en afhankelijk van je persoonlijke voorkeur, maar zelf vind ik een nieuw werkblad het fijnste zodat het overzichtelijker blijft.
Stap 4: Velden instellen.
Je ziet nu eerst een leeg draaitabelvenster. Dat ziet er als volgt uit:
En aan de rechterkant zie je een lijst met draaitabelvelden:
Om je draaitabel in te richten kun je deze velden verslepen naar de gebieden die je daaronder ziet (filters, kolommen, rijen en waarden).
In dit voorbeeld kunnen we het zo in richten dat je de uitgaven per categorie kunt bekijken. Dit doe je door de volgende velden te verslepen:
- Categorie naar de “Rijen”-sectie.
- Bedrag naar de “Waarden”-sectie.
Stap 5: Aanpassingen maken.
Excel maakt automatisch de draaitabel en telt de uitgaven per categorie op.
Als Excel bijvoorbeeld de bedragen optelt, zie je meteen het totaal per categorie.
In dit voorbeeld zie je hierdoor gelijk dat je het meeste geld uitgeeft aan “Huur” (€2200), gevolgd door “Boodschappen” (€260).
De data uit dit voorbeeld bevat natuurlijk slechts 4 kolommen en 9 rijen, wat het makkelijk maakt om in een blogartikel te laten zien en om mee te oefenen als je net begint.
Maar in de praktijk werk je vaak met veel meer gegevens en categorieën. Draaitabellen komen pas echt goed van pas als je bijvoorbeeld honderden of zelfs duizenden rijen aan data hebt.
Hoe meer kolommen en gegevens je hebt, hoe meer draaitabelvelden je namelijk kunt gebruiken om verschillende inzichten te krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld meerdere berekeningen maken, zoals gemiddelden, aantallen of percentages per categorie.
Met een grote hoeveel data bespaar je met draaitabellen niet alleen tijd, maar krijg je ook veel gedetailleerdere inzichten zonder dat je handmatig aanpassingen hoeft te doen.
Wat zijn slicers en hoe gebruik je ze?
Slicers zijn visuele hulpmiddelen die je kunt gebruiken om een draaitabel eenvoudig te filteren. In plaats van handmatig via het filtermenu in de draaitabel te filteren, kun je met één klik een selectie maken in een slicer.
Stappen om slicers toe te voegen:
Stap 1: Klik in je draaitabel.
Zorg dat je ergens in de draaitabel klikt om de “Draaitabelhulpmiddelen” te activeren.
Stap 2: Ga naar het tabblad “Draaitabel analyseren”.
Dit kun je bovenin het lint vinden.
Als je deze optie niet ziet, dan heb je waarschijnlijk niet ergens in de draaitabel geklikt zoals in stap 1 staat uitgelegd.
Stap 3: Klik op ”Slicer invoegen”.
Je krijgt vervolgens een venster waarin je kunt kiezen op basis van welke kolom je wilt filteren.
In dit voorbeeld kies je bijvoorbeeld voor Categorie.
Stap 4: Plaats de slicer
Nadat je op OK hebt geklikt verschijnt de slicer nu als een los venster ergens naast je draaitabel. Je kunt deze verslepen naar een gewenste plek.
Stap 5: Filteren met slicers
Elke categorie uit je tabel wordt weergegeven als een knop.
Als je nu op een knop klikt (bijvoorbeeld “Boodschappen”), filtert de draaitabel automatisch de uitgaven. Je ziet nu alleen het totaalbedrag van die specifieke categorie.
Waarom zijn slicers handig?
Hoewel dit voorbeeld met een kleine hoeveelheid data werkt, zie je meteen hoe krachtig slicers zijn om data snel te filteren en specifieke informatie te bekijken.
Bij grotere hoeveelheden data met meerdere categorieën of maanden kun je bijvoorbeeld op één categorie klikken en direct zien hoeveel je per maand aan een bepaalde uitgave hebt besteed.
Zoals je kunt zien is het ook mogelijk om meerdere slicers toe te voegen om op meerdere velden tegelijk te filteren, in dit geval zowel op Categorie als Datum.
Wil je meer leren over draaitabellen?
Als je meer wilt weten over draaitabellen en hoe je ze kunt toepassen op grotere hoeveelheden data, bekijk dan mijn online draaitabellen cursus. De cursus bestaat uit 22 lessen en werkt met een uitgebreidere database dan het voorbeeld in dit artikel, waardoor ik je meer geavanceerde mogelijkheden kan laten zien.
De cursus kost eenmalig €49 en komt met een niet-goed-geld-terug-garantie, zodat je het zonder risico kunt proberen. In eenvoudige stappen leer je hoe je gegevens in Excel kunt samenvatten, analyseren en er verder mee kunt rekenen.
