Hoe maak je een takenlijst in Excel?

In dit artikel leer je hoe je zelf een handige takenlijst kunt maken in Excel. Een takenlijst, ook wel bekend als een to do list, zorgt voor een hogere productiviteit en voorkomt daarnaast dat je belangrijke taken vergeet.

Je kunt een takenlijst zo eenvoudig of uitgebreid maken als je zelf wilt. In dit artikel kiezen we ervoor om een takenlijst te maken die werkt met prioriteiten en deadlines. Dit zorgt ervoor dat je de taken visueel beter kunt weergeven en geeft meer inzicht in welke taken het belangrijkst zijn.

Voordat we beginnen..

Om volledig transparant te zijn wil ik graag vermelden dat de takenlijst die we in dit artikel gaan maken, is gebaseerd op mijn eigen Takenlijst Template, die te koop is op mijn website voor eenmalig €5. Dit template is al helemaal klaar voor gebruik, inclusief voorwaardelijke opmaak en handige functies zoals het automatisch tellen van voltooide en openstaande taken.

Wil je direct aan de slag en tijd besparen? Neem dan een kijkje of dit template iets voor je is.

Bekijk takenlijst template

Als je liever zelf een takenlijst wilt maken en ontdekken hoe dit werkt, lees dan vooral verder in dit artikel. Hierna volgt een stap-voor-stap uitleg hoe je dit kunt doen. In plaats van €5 investeer je dan je tijd in het maken van een takenlijst. Ik probeer alles zo duidelijk mogelijk uit te leggen, dus je kunt het gemakkelijk volgen. Maar als je tijd wilt besparen, kun je ook mijn kant-en-klare template overwegen.

Stap 1: de opmaak

We starten met het voorbereiden van de opmaak voor je takenlijst. Dit helpt om alles overzichtelijk en netjes te maken.

Geef de kolommen kopteksten

We beginnen door kopteksten toe te voegen aan de kolommen, zodat duidelijk is welke informatie waar komt te staan. Ik raad aan om niet in de eerste rij te beginnen, zodat je bovenaan ruimte hebt om later samenvattingen toe te voegen. Zelf begin ik in rij 3 en kolom B.

• B3: Taaknummer
• C3: Taakomschrijving
• D3: Prioriteit
• E3: Deadline
• F3: Status
• G3: Opmerkingen
• H3: Verantwoordelijke

Als je de takenlijst niet deelt, kun je de kolom ‘Verantwoordelijke’ weglaten.

Kolombreedtes aanpassen

Om de inhoud goed leesbaar te maken, pas ik de kolombreedtes als volgt aan:

• Kolommen B, D, E en F: breedte 25
• Kolommen C en G: breedte 50
• Kolom H: breedte 30
• Kolom A maak ik smal (breedte 1), zodat de lijst niet strak tegen de rand staat.

Je hoeft niet exact deze maten over te nemen. Zelf vind ik het fijn als het allemaal zichtbaar is in mijn scherm, maar de grootte van je scherm heeft hier invloed op. Kijk dus wat goed is voor jou.

De kolombreedte kun je als volgt aanpassen:

Selecteer een kolom, klik met de rechtermuisknop en kies ‘Kolombreedte…’

Voer daarna de gewenste breedte in en klik op OK.

Achtergrondkleur en tabel aanmaken

• Selecteer het hele werkblad met de sneltoets Ctrl + A en geef de cellen een achtergrondkleur. Zelf kies ik voor wit, maar een zachte kleur werkt ook prima.
• Selecteer vervolgens het bereik waar je de taken wilt invoeren (bijvoorbeeld B3:H23) en maak hier een tabel van. Ga naar het tabblad Invoegen en klik op Tabel
• In het venster dat verschijnt, vink je Mijn tabel bevat kopteksten aan en klik je op OK.

Geef je tabel een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Takenlijst”. Dit kun je doen in het het lint in het tabblad Tabelontwerp links bovenaan. Dit tabblad verschijnt alleen als je een cel ergens in de tabel selecteert.

Opmaak en randen toevoegen

• Kies voor de tabelstijl Geen, dit werkt later het beste als we voorwaardelijke opmaak gaan toepassen.

• Selecteer het bereik opnieuw (B3:H23) en voeg randen toe via Start > Omlijning > Alle randen.

Kopteksten en lettertype aanpassen

• Geef de kopteksten een donkere kleur, zoals donkergrijs, en maak de tekst vetgedrukt.
• Als je het uiterlijk van de takenlijst nog verder wilt verbeteren, kun je het lettertype aanpassen. Selecteer het hele werkblad (Ctrl + A) en kies bijvoorbeeld voor Segoe UI, een modern en strak lettertype.

Met deze stappen is de basisopmaak van je takenlijst klaar, en kun je in de volgende stap functionaliteiten toevoegen.

Stap 2: Gegevensvalidatie instellen

Met gegevensvalidatie kun je instellen welke invoer toegestaan is in specifieke cellen. Dit helpt later voor het instellen van de voorwaardelijke opmaak, omdat je hiermee kunt zorgen voor consistentie.

We beginnen met de keuzelijsten in te stellen voor de kolommen Prioriteit en Status, daarna beperken we de invoer in de kolom met deadlines tot datums.

Gegevensvalidatie voor Prioriteit

We maken een keuzelijst in kolom D (Prioriteit), zodat je eenvoudig kunt aangeven hoe belangrijk een taak is.

• Selecteer het bereik D4:D23 (de cellen waar de prioriteiten komen).
• Ga in het lint naar Gegevens > Hulpmiddelen voor gegevens en klik op Gegevensvalidatie.

• In het venster kies je bij Toestaan voor Lijst.
• Typ in het veld Bron de waarden waaruit gekozen kan worden, gescheiden door een puntkomma. Ik kies bijvoorbeeld voor Hoog;Gemiddeld;Laag

Wil je later andere termen toevoegen? Dan kun je gewoon de bron eenvoudig bijwerken via Gegevensvalidatie.

Als je het takenlijst met andere gebruikers deelt, kan het slim zijn om ook een invoerbericht en foutmelding in te stellen. Dit kan in de andere tabbladen in ditzelfde venster voor Gegevensvalidatie. Zij weten dan ook beter wat de bedoeling is als ze iets anders proberen in te voeren. Dit kan bijvoorbeeld zoiets zijn:

• Invoerbericht
  Titel: Prioriteit kiezen
  Bericht: Kies uit Hoog, Gemiddeld of Laag.
• Foutmelding
  Stijl: Stop
  Titel: Ongeldige invoer
  Bericht: Vul een prioriteit in zoals Hoog, Gemiddeld of Laag.

Gegevensvalidatie voor Status

Herhaal dezelfde stappen als hierboven, maar selecteer nu het bereik F4:F23 (Status).

Vul bij Bron de opties in waar je uit mag kiezen. Ik kies bijvoorbeeld voor Nog te doen;Bezig;Klaar

Gegevensvalidatie voor Deadline

Om ervoor te zorgen dat alleen geldige datums worden ingevoerd in kolom E (Deadline):

• Selecteer het bereik E4:E23.
• Ga naar Gegevensvalidatie en kies bij Toestaan voor Datum.
• Stel de voorwaarde in bij Gegevens op Groter dan en typ als startwaarde een datum, bijvoorbeeld: 1-1-1900

Hierdoor kun je alleen datums invoeren die groter zijn dan deze datum, wat voorkomt dat andere waarden (zoals tekst) in de kolom terechtkomen.

Stap 3: Formules toevoegen

Om snel inzicht te krijgen in hoeveel taken er nog openstaan en hoeveel er al voltooid zijn, maken we gebruik van de functie AANTAL.ALS. Deze functie telt hoe vaak een specifieke waarde voorkomt in een bereik.

De status van een taak wordt in kolom F aangegeven, en dankzij de gegevensvalidatie uit stap 2 kun je kiezen uit Nog te doen, Bezig, en Klaar.

Formule voor voltooide taken

We beginnen met het tellen van alle taken die de status Klaar hebben. Hiervoor gebruiken we de volgende formule:

=AANTAL.ALS(Takenlijst[Status];"Klaar")

• Het argument Takenlijst[Status] verwijst naar de kolom Status in je tabel genaamd “Takenlijst”. Als je jouw tabel een andere naam hebt gegeven, vervang je Takenlijst door jouw tabelnaam.
• En het argument ”Klaar” verwijst naar de status die geteld moet worden.

Deze formule kun je bijvoorbeeld in cel E1 invoeren, en in cel D1 zet je dan de tekst Voltooide taken om aan te geven wat de waarde betekent.

Formule voor openstaande taken

Om de openstaande taken te berekenen (status Nog te doen en Bezig), tel je deze twee categorieën bij elkaar op. Dit kan met de formule:

=AANTAL.ALS(Takenlijst[Status];"Nog te doen")+AANTAL.ALS(Takenlijst[Status];"Bezig")

• Deze formule voeg je bijvoorbeeld in cel H1 in.
• In cel G1 zet je vervolgens de tekst Openstaande taken als label.

Om het allemaal wat mooier en duidelijker te maken kun je deze tekst nog wat opmaken, bijvoorbeeld:

• Maak de tekst in cel D1 en G1 vetgedrukt en vergroot het lettertype naar bijvoorbeeld 16pt.
• Vergroot het lettertype in cel E1 en H1 naar bijvoorbeeld 20pt.
• Lijn de tekst in het midden uit.

Daarna typ ik in cel B1 de tekst ‘Takenlijst‘ en maak deze 36pt groot. En om het af te maken selecteer ik het bereik B1:H1 en geef het een dikke onderrand. Het resultaat is dan als volgt:

Stap 4: Voorwaardelijke opmaak instellen

In deze laatste stap voegen we voorwaardelijke opmaak toe aan onze takenlijst. Dit helpt om visueel prioriteit te geven aan taken die aandacht nodig hebben.

Voorwaardelijke opmaak voor Prioriteit

De cellen in kolom D (Prioriteit) kleuren afhankelijk van de gekozen waarde (Hoog, Gemiddelde, Laag). Dit kan met behulp van de volgende stappen worden ingesteld:

1. Selecteer het bereik D4:D23.
2. Ga in het lint naar Start > Stijlen > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel.
3. Kies ‘Alleen cellen opmaken met’ en stel de regels in:
   • Voor ‘Hoog’:
     • Kies “De cel bevat” en voer de tekst Hoog in.
     • Klik op Opmaak en stel bijvoorbeeld een rode achtergrondkleur in.

Deze stappen herhaal je dan voor de tekst ‘Gemiddelde’ en ‘Laag’, maar dan kies je voor een andere opmaak. Ik kies bijvoorbeeld voor Rood (hoog), Oranje (gemiddelde) en Groen (laag).

Voorwaardelijke opmaak voor Deadline

Nu willen we dat de celkleur in kolom E (Deadline) verandert afhankelijk van hoe dicht de datum bij vandaag ligt of als de datum al verstreken is. Ik kies bijvoorbeeld voor:

• Rood: Als de deadline is verstreken.
• Oranje: Als de deadline binnen 2 dagen is.
• Grijs: Als de deadline verder dan 2 dagen in de toekomst ligt.

Dit kun je doen aan de hand van de volgende stappen:

1. Selecteer het bereik E4:E23.
2. Kies in Voorwaardelijke opmaak voor ‘Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt’.

We gaan nu een formule gebruiken met de functies EN en VANDAAG:

• De functie EN controleert of meerdere voorwaarden tegelijk waar zijn.
• De functie VANDAAG geeft de huidige datum terug en wordt elke dag automatisch bijgewerkt.

We maken eerst een regel voor taken waarvan de deadline is verstreken. De formule hiervoor is:

=EN(E4<VANDAAG();E4<>"")

Deze formule controleert of de datum in cel E4 vóór vandaag ligt en of de cel niet leeg is. Als beide voorwaarden kloppen, wordt de cel opgemaakt.

3. Klik in het venster ‘Opmaak‘ en bepaal hoe je wilt dat de cel wordt opgemaakt. Ik kies voor rode achtergrond en witte vetgedrukte letters.

Voor deadlines die binnen twee dagen vallen of verder in de toekomst liggen, gebruik je op dezelfde manier formules met EN en VANDAAG. Je past alleen de voorwaarde aan en kiest voor een andere opmaak.

Wil je een volledig uitgewerkte takenlijst met alle formules en opmaak al ingesteld? Overweeg dan mijn betaalde template voor slechts €5.

Voorwaardelijke opmaak voor Status

De celkleur in kolom F (Status) verandert afhankelijk van de status. Ik kies voor de volgende opmaak:

• Grijs: Voor Nog te doen.
• Blauw: Voor Bezig.
• Groen: Voor Klaar (hele rij).

Ik heb namelijk de voorkeur dat wanneer de status ‘Klaar’ is, dat de hele rij groen wordt. Immers, een taak kan de prioriteit hoog hebben en dus rood gekleurd worden, maar als de taak is afgerond, heeft het geen prioriteit meer voor mij.

De voorwaardelijke opmaak voor ‘Nog te doen’ en ‘Blauw’ is vergelijkbaar als hoe we eerder met prioriteiten hebben gedaan:

1. Selecteer het bereik F4:F23
2. Maak alleen cellen op met de tekst.
   • Doe dit voor ‘Bezig’ en kies dan bijvoorbeeld voor een blauwe kleur.
   • Herhaal dit met de tekst ‘Nog te doen’ en kies dan voor bijvoorbeeld een grijze opmaak.

Om de hele rij om te maken indien de tekst ‘Klaar’ bevat, dien je een formule te gebruiken.

Let op: Bij het instellen van meerdere regels voor voorwaardelijke opmaak is de volgorde belangrijk. Excel leest de regels namelijk van boven naar beneden en stopt zodra een regel van toepassing is. Zorg er dus voor dat de regel met de hoogste prioriteit bovenaan staat in de lijst. Zo voorkom je dat een regel met een lagere prioriteit een eerdere opmaak overschrijft.

Nawoord

Ik hoop dat je na het lezen van deze handleiding een goed beeld hebt gekregen van hoe je een takenlijst kunt maken in Excel.

Dankzij de voorwaardelijke opmaak kun je in één oogopslag zien welke taken je aandacht het meest nodig hebben. Bovendien helpen de automatische berekeningen van voltooide en openstaande taken je om je productiviteit te verhogen en te voorkomen dat je belangrijke taken vergeet uit te voeren.

Als je deze stappen hebt gevolgd, ziet je takenlijst er ongeveer als volgt uit:

Heb je nog vragen over dit artikel of over mijn betaalde template? Stel ze gerust hieronder. Ik help je graag verder.