Voorwaardelijke opmaak in Excel

Voorwaardelijke opmaak in Excel houdt in dat de opmaak van de cellen wordt bepaald op vooraf door jou ingestelde voorwaarden.

Met voorwaardelijke opmaak kan je jouw gegevens visueel veel beter weergeven. Stel je hebt een werkblad met veel financiële gegevens. Een aantal daarvan zijn een negatief bedrag. Maar omdat je werkblad uit zoveel rijen met data bestaat is het lastig om deze snel te vinden. Als je deze gegevens zou opmaken met voorwaardelijke opmaak, dan zou je bijvoorbeeld als voorwaarde kunnen kiezen dat alle cellen met een negatieve waarde rood gekleurd worden. Het gevolg is dat je hierdoor met 1 oogopslag data kan herkennen.

Kortom met de voorwaardelijke opmaak kun je jouw werkblad extra uitstraling geven en daarnaast makkelijker en sneller te begrijpen.

Er zijn vele mogelijkheden die je kunt doen. In deze uitleg krijg je er één van. Zoals met Excel altijd geldt: ken je de basis dan kun je bijna alles uitproberen.

Voorwaardelijke opmaak toepassen

Je kan voorwaardelijke opmaak in Excel toepassen op jouw data aan de hand van de volgende stappen:

• Stap 1: selecteer de cellen waar je de voorwaardelijke opmaak wilt toepassen.

• Stap 2: ga in het lint naar het tabblad ”Start”. In de groep ”Stijlen” vind je de knop ”Voorwaardelijke opmaak”. Zodra je daar op klikt verschijnt een drop down menu.

• Stap 3: kies de gewenste opmaakstijl. Je kan zowel kiezen voor een van de vooraf opgemaakte stijlregels of voor een ”Nieuwe regel”. Als ik het voorbeeld uit de introductie van dit artikel wil gaan toepassen dan kies ik voor ‘‘markeringsregels voor cellen” en daarna voor ”kleiner dan”.

• Stap 4: er wordt vervolgens een dialoogvenster geopend. Hier vul je de waarde in waar aan voldaan moet worden. En hoe de cellen opgemaakt moeten worden zodra hier aan voldaan wordt.

• Stap 5: zodra je in het dialoogvenster op ”ok” klikt wordt de opmaak regel toegepast op de geselecteerde cellen.

Voorbeeld voorwaardelijke opmaak

Om duidelijk te maken hoe dit in de praktijk kan werken laat ik een eenvoudig voorbeeld zien.

Een leraar houdt in een overzicht verschillende cijfers van zijn leerlingen bij. De leraar wil dat alle onvoldoende cijfers in een grijze vak met vette rode cijfers worden weergegeven. Alle voldoendes in een gele vlak met vette groene cijfers.

Onderstaand een gedeelte van het overzicht zonder opmaak:

Voordat je de opmaak van het werkblad gaat instellen maak je eerst een selectie van het gedeelte wat je wilt voorzien van de opmaak. In dit voorbeeld selecteer ik de cellen B2:E4

Voor de opmaak van het blad ga je nu naar “start” en kies de optie ‘‘voorwaardelijke opmaak”:

En kies dan vervolgens in het dropdown menu voor ”markeringregels voor cellen” en daarna op ”kleiner dan”:

Er wordt nu een dialoogvenster ”Kleiner dan” geopend.

Ik vul hier eerst in dat als de waarde kleiner is dan 5,5, dat ik een bepaalde opmaak wil.

Standaard staat deze opmaak op ”Lichtrode opvulling met donkerrode tekst”.

In dit voorbeeld moet het echter in een grijze achtergrond kleur en moeten de rode letters vet zijn.

Door op het ”pijltje naar beneden” te klikken kan je kiezen voor een ”aangepaste indeling”:

Je krijgt een nieuw dialoogvenster ”Cellen opmaken” te zien waarop je de door jouw gewenste opmaak kunt instellen. Eerst kies ik in het tabblad ”Lettertype” de rood en vet:

En daarna in het tabblad ”opvulling” voor grijs:

Wanneer je op ”OK” klikt kom je weer in het dialoogvenster ”Kleiner dan”. Om de voorwaardelijke opmaak door te voeren moet je hier ook op ”OK” klikken.

Herhaal dit proces nu voor de cellen met een voldoende. Dit doe je door wederom de cellen B2:E4 te selecteren. Ga weer in het lint naar de knop ”Voorwaardelijke opmaak” maar kies nu voor de markeringregel ”Groter dan”.

Hier kies ik dit geval weer voor ”Aangepaste indeling”.

Nadat je dit hebt gedaan klik je op “OK”.

De opmaak van je werkblad wordt nu aangepast (zie hieronder):

Stel dat je er achter komt dat de derde cijfer van Donald geen 5 is maar een 7 moet zijn. Verander dit eenvoudig in je tabel. De opmaak wordt direct aangepast. Zie afbeelding hieronder:

Je kan er uiteraard ook voor kiezen om enkel de voorwaardelijke opmaak toe te passen op de gemiddelde cijfers. In dit voorbeeld gaat het slechts om 3 leerlingen met 3 cijfers, maar als je een werkblad vol cijfers zou hebben zou je nu veel sneller de onvoldoendes herkennen.

Voorwaardelijke opmaak verwijderen

Als je niet langer gebruik wil maken van voorwaardelijke opmaak in jouw werkblad kan je er ieder moment voor kiezen om dit weer te verwijderen.

Je kan ervoor kiezen om alle voorwaardelijke opmaak te verwijderen.

Dit doe je door in het lint naar de knop ”Voorwaardelijke opmaak” te gaan. Kies hier voor ”Regels uit gehele werkblad verwijderen”.

In het eerdere voorbeeld van de docent heb ik 2 regels toegevoegd (voor voldoendes en voor onvoldoendes). Het is ook mogelijk om 1 van deze regels te verwijderen.

Selecteer de cellen waar de voorwaardelijke opmaak van toepassing is. Ga dan in het lint naar ”Voorwaardelijke opmaak” en kies in het dropdown menu voor ”Regels beheren”.

Je kan nu kiezen welke regel je wilt verwijderen.

Indien gewenst kan je hier ook de voorwaardelijke opmaak aanpassen door op ”Regel bewerken” te klikken.

Vooraf opgemaakte stijlen

Wanneer je in het lint naar ”Voorwaardelijke opmaak” gaat kan je kiezen uit een aantal opties in het dropdown menu.

In het voorbeeld van de docent heb ik je laten zien hoe ”Markeringsregels voor cellen” werkt.

”Regels voor bovenste/onderste” werkt in principe het zelfde, alleen dan voor de bovenste 10%, boven gemiddelde, etc.

Als je op ”Nieuwe regel” klikt dan kan je de opmaakregel helemaal instellen zoals je zelf wil:

Maar wat als je weinig tijd hebt?

In dat geval kan je gebruik maken van door Excel vooraf opgemaakte stijlen.

Je hebt de keuze uit 3 opties:

• Gegevensbalken
• Kleurenschalen
• Pictogramseries

Om dit te gebruiken selecteer je eerst de cellen waar je dit wil toepassen.

Gegevensbalken:

Met 1 klik worden er gegevensbalken toegevoegd aan de cellen. Hoe breder de balk, hoe hoger de waarde.

Kleurenschalen:

Met 1 klik worden de cellen gekleurd op basis van de waarde.

Pictogramseries:

Hiermee krijgen de cellen op basis van hun waarde een bepaalde pictogram.

Dit kan dus allemaal met 1 enkele klik bereikt worden. Maar wat als je de door Excel vooraf bepaalde opmaakstijl niet mooi vindt?

Het kan natuurlijk zo zijn dat je de kleuren waar je uit kan kiezen bij de kleurenschalen niet ideaal vindt.

In dat geval kan je in het lint bij ”Kleurenschalen” op ”Meer regels” klikken:

Er wordt dan een dialoogvenster ”Nieuwe opmaakregel” geopend waarin je de kleurenschaal precies zo kan instellen als je zelf wil.

Dit kan je ook doen door in het lint op ”Nieuwe regel” te klikken:

Als je echter bij ”gegevensbalken” , ”kleurenschalen” of ”pictogramseries” op ”meer regels” klikt word je al een beetje op weggeholpen en kan je alsnog de opmaakstijl zo instellen als gewenst.

Ik hoop dat je na het lezen van artikel de waarde inziet van het gebruiken van voorwaardelijke opmaak en hoe je dit zelf kan toepassen op jouw data. Mocht je nog vragen hebben, dan kan je dat hieronder doen.