In dit artikel leer je hoe je Excel gratis kunt gebruiken.
Excel is een populair spreadsheet programma dat onderdeel uit maakt van het software pakket van Microsoft Office. Veel mensen hebben Excel wel eens nodig en als je besluit het software pakket te kopen dan kun je kiezen uit een eenmalige aankoop (vanaf €149,99) of een abonnementsvorm met Office 365 (vanaf €69 per jaar).
Het goede nieuws is dat er ook een gratis webversie van dit softwarepakket is, waardoor je dus Excel maar ook Word, PowerPoint en Outlook gratis kunt gebruiken. De gratis versie van Excel zal niet voor iedereen voldoen, maar mocht het genoeg te bieden hebben voor jou dan is het een goede keuze om zo wat geld te besparen.
Inhoudsopgave
Wat houdt de gratis versie van Office 365 in?
De verschillen tussen de gratis- en betaalde versie van Excel
Voor wie is deze versie van Excel interessant?
Hoe kun je beginnen met de gratis webversie van Excel?
Wat houdt de gratis versie van Office 365 in?
Microsoft biedt met Office 365 verschillende producten aan van hun software pakket dat onder andere Word, Excel, PowerPoint en Outlook bevat. Om hier gebruik van te kunnen maken moet je maandelijks een klein geldbedrag betalen. Daarnaast is er een gratis versie van dit pakket, waarbij je toegang krijgt tot de webversie van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
Simpel gezegd kun je het zien als een uitgeklede versie. Je kunt de apps niet installeren op je computer maar enkel in je browser gebruiken, er ontbreken een aantal meer geavanceerde functionaliteiten, je krijgt veel minder Cloud opslag (5 GB in plaats van 1 TB), er zit geen technische ondersteuning bij, etc.
Desondanks heeft de gratis versie van Office 365 genoeg te bieden. Later in dit artikel zullen de verschillen verder worden toegelicht zodat je een afweging kunt maken welke versie het meest interessant is voor jou. En aan het eind van het artikel wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe je met de gratis versie van Excel kunt beginnen mocht je dat willen.
De verschillen tussen de gratis- en betaalde versie van Excel
Office 365 bestaat uit meerdere programma’s, maar in dit artikel zal er voornamelijk in worden gegaan op Excel. Om te kunnen afwegen welke versie het meest geschikt is voor jou zullen de verschillen op de 3 belangrijkste aspecten worden toegelicht.
1. Prijs
De prijs speelt voor veel mensen een belangrijke rol in welke versie ze willen gebruiken.
- Webversie van Excel – gratis
- Office 2021 voor thuisgebruik en studenten – eenmalig €149,99
- Microsoft 365 personal – €69 per jaar
- Microsoft 365 Family – €99 per jaar
Het verschil tussen 365 personal en family zit in het aantal gebruikers dat de software kan gebruiken/installeren. Bij 365 personal is er 1 gebruiker en bij 365 family kunnen dit 2-6 gebruikers zijn.
Voor de duidelijkheid zal hierna de vergelijking gaan tussen de gratis versie van Excel, Office 2021 voor thuisgebruik en studenten en Microsoft 365 betaalde versie.
Indien je Excel zakelijk wilt gebruiken dan kun je kiezen voor Microsoft 365 Business Standard (€150 per jaar) of Microsoft Office 2021 voor thuisgebruik en zelfstandigen (eenmalig €300).
2. Excel web en/of Excel desktop app
1. Webversie van Excel
Zoals de naam al suggereert werkt deze versie alleen in de browser. Om Excel te kunnen gebruiken moet je naar de website van Office gaan en eenmaal ingelogd kun je in je browser gebruik maken van Excel. Je hebt hiervoor dus verbinding nodig met internet. Zit je zonder internet, dan kun je niet aan Excel werken.
Bestanden worden opgeslagen in OneDrive, dit is de cloud van Microsoft. Bij de gratis versie krijg je 5 GB opslag. Overal waar je inlogt kun je direct bij de bestanden ongeacht op welke computer je zit.
2. Office 2021 voor thuisgebruik en studenten
Bij de versie installeer je de programma’s op je computer. Als je Excel wilt gebruiken dan kun je het programma op je pc openen zonder dat je gebruik hoeft te maken van een internetverbinding.
Bestanden kun je gewoon op je computer zelf opslaan of op welke gewenste locatie dan ook.
3. Office 365 Personal/family
Dit is combinatie van bovenstaande versies. Je kunt zowel de Office programma’s op je PC installeren en gebruik maken van de webversie. De bestanden kun je opslaan waar je wilt, waaronder op de OneDrive waarbij je 1 TB opslag krijgt. En in het geval van 365 Family krijgt iedere gebruiker 1 TB opslag.
3. Functionaliteiten
De webversie heeft de basisfunctionaliteiten van Excel, maar de meer geavanceerde functies ontbreken. Je kunt bijvoorbeeld wel grafieken maken, maar de keuze is een stuk kleiner. Eenvoudige grafieken zijn wel mogelijk, maar voor meer geavanceerde grafieken en diagrammen heb je de desktop versie nodig.
Als je gebruik wilt maken van VBA (Visual Basic for Applications) of macro’s dan zal je ook de desktopversie moeten gebruiken, aangezien de ontwikkelaarsfuncties ontbreken in de webversie.
Voor wie is deze versie van Excel interessant?
De belangrijkste afweging die je moet maken is 1. wat je budget is en 2. hoe belangrijk offline werken voor je is.
Heb je een beperkt budget, dan spreekt het voor zich dat de gratis website een interessante keuze is. Tegelijkertijd kun je de gratis versie enkel gebruiken als je toegang hebt tot internet. Indien dit een probleem is, dan valt deze optie eigenlijk al af. Bekijk dus voor je zelf hoe belangrijk het is of je Excel ook offline kunt gebruiken.
Voor gebruikers die Excel enkel gebruiken voor eenvoudige taken zoals het invoeren van gegevens, het uitvoeren van berekeningen en af en toe gebruik maken van formules heeft de gratis versie genoeg te bieden. Indien je Excel intensiever gebruikt dan is een van de betaalde opties waarschijnlijk een betere keuze.
Hoe kun je beginnen met de gratis webversie van Excel?
Hieronder wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe je kunt beginnen met de gratis versie van Microsoft 365, waaronder dus ook Excel valt.
Stap 1
De eerste stap is om naar de website van Office te gaan.
Gelijk op de homepage heb je vervolgens de keuze uit 3 opties:
- Aanmelden.
- Microsoft 365 kopen.
- Registreren voor de gratis versie van Microsoft 365.
De optie om Microsoft 365 te kopen kun je negeren aangezien dit artikel over de gratis versie gaat.
Wat wel belangrijk is om te weten is dat je een Microsoft-account nodig hebt om gebruik te kunnen maken van de gratis versie.
Wellicht heb je al een Microsoft-account zonder dat je je daar van bewust bent. Een e-mailadres dat eindigt op outlook.com-, hotmail.com-, live.com- of msn.com wordt namelijk beheerd door Microsoft en kunnen dus gebruikt worden voor Microsoft 365.
Indien dat het geval is kun je direct op ”Aanmelden” klikken.
Heb je nog geen Microsoft-account, dan kies je voor ”Registeren voor de gratis versie van Microsoft 365”. Nadat je eenmaal een account hebt aangemaakt kun je in het vervolg kiezen voor ”Aanmelden”.
Stap 2
In stap 2 wordt er een Microsoft-account aangemaakt. Indien je dat al hebt dan kun je deze stap vanzelfsprekend overslaan.
Nadat je bij stap 1 op ”Registreren voor de gratis versie van Microsoft 365” hebt geklikt wordt een venster geopend om een account te maken. Ik kies hiervoor om op ”Nieuw e-mailadres maken” te klikken:
Je hebt vervolgens de keuze om de naam van je nieuwe e-mailadres in te vullen en te kiezen tussen @outlook.com @hotmail.com
In het scherm daarna kun je een wachtwoord instellen.
Tenslotte moet je in het volgende venster jouw land/regio selecteren en je geboortedatum invoeren.
Het kan zijn dat je nog een soort van puzzel moet oplossen om aan te tonen dat je geen robot bent.
Je hebt nu een Microsoft-account aangemaakt en je kunt nu nog kiezen of je aangemeld wilt blijven of niet.
Stap 3
Je hebt nu indien je al een account had in stap 1 op ”Aanmelden” geklikt of in stap 2 een account aangemaakt. In beide gevallen kom je vervolgens in het beginscherm van Microsoft 365.
Via dit scherm vind je alle apps die je kunt gebruiken. Je kunt zowel in het menu links op ”Excel” klikken of bij Nieuw maken op ”Werkmap Excel”. In dit voorbeeld kies ik voor de tweede optie.
Je hebt vervolgens de keuze uit:
- Een leeg werkmap
- Een sjabloon
- Een eerder gemaakt Excel bestand dat op jouw OneDrive staat opgeslagen
Beginnen met Excel
In de vorige stap heb ik gekozen voor een leeg werkmap, dat ziet er als volgt uit:
1. het bestand een naam geven
Links bovenin (waar nu Map) staat kun je klikken om het bestand een naam geven.
Het bestand wordt automatisch opgeslagen op de OneDrive die bij jouw Microsoft-account hoort zodra je een wijziging aan het bestand doorvoert. Je hoeft dus zelf geen rekening te houden met opslaan van je bestand.
2. Het lint
De tabs en knoppen boven het werkblad zelf worden in Excel het lint genoemd.
Je hebt hier de keuze uit de volgende tabs:
- Bestand – hier kun je onder andere een nieuwe werkmap openen, een kopie van het bestand opslaan in de OneDrive, een kopie downloaden naar je computer, het bestand afdrukken, delen en exporteren.
- Startpagina – hier kun je voornamelijk zaken instellen wat betreft de opmaak. Daarnaast kun je de celeigenschappen instellen, nieuwe rijen en/of kolommen toevoegen, sorteren en filteren en zoeken.
- Invoegen – in dit tabblad kun je de volgende onderdelen invoegen: draaitabellen, tabellen, grafieken, afbeeldingen, koppelingen, opmerkingen en tekstvakken.
- Tekenen – je kunt hier kiezen uit een pen of markeerstift om te tekenen vergelijkbaar zoals in bijvoorbeeld in Paint. Deze functie is er zover ik weet niet in de ‘normale’ desktop versie van Excel.
- Pagina-indeling – je kunt hier de pagina-instellingen doen (bijvoorbeeld liggend of staand) en het afdrukbereik instellen.
- Formules – je hebt hier de mogelijkheid om functies in te voegen, formules weer te geven en berekeningopties te kiezen.
- Gegevens – je kunt hier onder andere gegevens filteren, sorteren en dubbele waarden verwijderen.
- Controleren – in dit tabblad kun je de spelling controleren, wijzigingen weergeven, de versiegeschiedenis bekijken, opmerkingen en noties invoegen.
- Beeld – hier kun je instellen hoe de interface eruit ziet door bijvoorbeeld koppen, rasterlijnen, de formulebalk weer te geven of te verbergen. Daarnaast kun je hier de bovenste rij en/of kolom blokkeren.
- Help – je kunt als je ergens niet uitkomt hier naar de mogelijke oplossing zoeken.
De betaalde versie van Excel heeft in het lint ook nog een tab voor ‘Automatiseren’ en ‘Ontwikkelaars’. Dit ontbreekt bij de gratis versie.
Visueel gezien ziet het lint er bij de gratis Excel versie er veel minimalistischer uit en knoppen zijn vaker weggestopt achter dropdownmenu’s.
Als voorbeeld laat ik eerst zien hoe je de uitlijning van tekst kunt instellen in het lint bij de betaalde versie:
En bij Excel in de browser ziet dat er als volgt uit:
Dat lijkt op het eerste oog minder, maar nadat je op de knop hebt gedrukt wordt er een dropdownmenu geopend waarbij je uit verschillende opties kunt kiezen:
In de basis werkt Excel in je browser hetzelfde als de desktop versie van Excel. Je kunt gewoon gegevens invoeren, berekeningen maken, gebruik maken van formules, eenvoudige grafieken en tabellen maken, etc.
De desktopversie is wel uitgebreider en biedt meer keuzemogelijkheden. Hieronder volgen een aantal voorbeelden waar dat uit blijkt.
Om te beginnen de grafieken.
Bij de webversie kun je kiezen uit in totaal 30+ grafieken waaronder bijvoorbeeld 3 kolomgrafieken:
Bij de desktopversie heb je keuze uit zo’n 70 grafieken, waaronder 14 kolomgrafieken. Het verschil zit er voornamelijk in dat je meer keuze hebt uit wat meer geavanceerde grafieken. Een simpele kolom- of cirkelgrafiek kun je prima met de gratis versie gebruiken, maar voor professioneel gebruik is dat waarschijnlijk onvoldoende.
Daarnaast zijn er kleine dingen die wanneer je veel met Excel werkt behoorlijk wat tijd kunnen besparen die ontbreken bij de gratis versie zoals bijvoorbeeld een beperkte functionaliteit in het zoeken en selecteren.
In het lint wordt het bij de webversie wel ‘zoeken en selecteren’ genoemd.
Maar je kunt alleen ‘Zoeken’ en ‘Vervangen’.
In het desktop programma van Excel kun je daadwerkelijk zoeken en selecteren.
Dit is erg handig als je bijvoorbeeld snel alle cellen wilt selecteren die een formule bevatten.
Iemand die Excel niet intensief gebruikt zal zulke functionaliteiten waarschijnlijk niet snel missen.
Bestanden openen uit je OneDrive
Een eerder gemaakt Excel bestand kun je op verschillende manieren openen.
Manier 1: vanuit het startscherm
Zodra je Office 365 opent zie je in het startscherm de bestanden die onlangs zijn geopend, gedeeld en de favoriete. Ook heb je de optie om rechts onderin op ”Al mijn inhoud weergeven” te klikken
Manier 2: zoeken in je OneDrive
Bij je gratis Microsoft zit 5 gb gratis cloud opslag waarin je (Excel) bestanden worden opgeslagen. Je kunt vanaf het startscherm in het menu links op ”OneDrive” klikken.
Hier kun je vervolgens het bestand opzoeken dat je graag wilt openen.
Manier 3: vanuit Excel
Wanneer je aan het werken bent in een Excel bestand kun je in het menu op ”Bestand” klikken. Vervolgens wordt er een venster geopend waarbij je kunt kiezen voor ”Openen”:
Je kunt daarna kiezen uit een ”Recent bestand” of ”Bekijk maar bestanden”.
Excel afsluiten in je browser
Bestanden worden automatisch opgeslagen. Om een Excel bestand af te sluiten kun je dus gewoon je browser afsluiten. Wil je uitloggen bij Office 365? Dan kun je altijd rechts in de bovenhoek op het rondje klikken met daarin je initialen. In mijn geval is dat ”GO”:
Daarna kun je op ”Afmelden” klikken.
Ik hoop dat je na het lezen van dit artikel een goed beeld hebt gekregen of de gratis webversie van Excel iets voor jou is en zo ja hoe je er gebruik van kunt maken. Indien je liever de betaalde versie wilt gebruiken maar geen idee hebt welke, dan kun je mijn artikel over Excel kopen bekijken waarin ik de verschillen verder toelicht. Mocht je nog vragen hebben dan kun je die hieronder stellen.
