Je kunt in Excel cellen automatisch van kleur laten veranderen, afhankelijk van de inhoud. In dit artikel laat ik je zien hoe je eenvoudig met behulp van voorwaardelijke opmaak cellen een kleur kunt geven op basis van de inhoud.
Daarna leer je ook hoe je met behulp van twee eenvoudige formules cellen een kleur kunt geven als ze gevuld of juist leeg zijn. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om snel overzicht te creëren in je gegevens.
Voorbeeld: Aanwezigheid personeel in Excel
Stel, je hebt een tabel waarin je dagelijks bijhoudt of medewerkers aanwezig zijn. De tabel bestaat uit een kolom met namen en een kolom waar je ‘Aanwezig’ of ‘Afwezig’ kunt invoeren. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
Met voorwaardelijke opmaak gaan we nu de cellen automatisch groen kleuren als iemand aanwezig is en rood als iemand afwezig is. Dit kan met de volgende stappen:
- Selecteer de kolom ‘Status’. In dit voorbeeld zijn dat de cellen B2 tot en met B5.
- Ga in het lint in het tabblad Start naar naar Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel.
- Kies Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt.
- Gebruik de formule =B2=”Aanwezig” en klik op Opmaak om de cellen een groene kleur te geven.
- Selecteer nog een keer de cellen B1 tot en met B5.
- Ga wederom in het lint in het tabblad Start naar naar Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel.
- Hierbij kies je weer voor Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt.
- Het verschil is nu dat de formule =B2=”Afwezig” wordt en wanneer je nu op Opmaak klikt kun je een rode opvulling kiezen.
Nu zie je in één oogopslag wie er aanwezig of afwezig is.
Het is ook mogelijk om zowel kolom A als B op te maken. Als je dit wilt, dan moet beide kolommen selecteren, dus in dit voorbeeld het bereik A2:B5 en dan plaats je in de formule een dollarteken ($) voor de kolom B.
De formule wordt voor de groene kleur dus =$B2="Aanwezig"
Als je datzelfde hebt gedaan met de rode kleur met de formule =$B2="Afwezig" krijg je het volgende resultaat:
Voorbeeld: Takenlijst met voltooide en open taken in Excel
Nu gaan we ongeveer hetzelfde doen, maar dan cellen opmaken op basis van of cellen leeg zijn of gevuld.
In dit voorbeeld gebruiken we een tabel waarin je bijhoudt welke taken al zijn voltooid en welke nog openstaan. De tabel bestaat uit een kolom met taken en een kolom waarin je een datum invult zodra de taak klaar is.
Dit kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:
Nu gaan we, wederom met voorwaardelijke opmaak, stap voor stap cellen automatisch groen laten kleuren als er een datum staat (en de taak dus is voltooid) en rood maken als de cel leeg is (taak is nog open).
- Selecteer de kolom ‘Voltooid op’.
- Ga naar Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel.
- Kies Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt.
- Gebruik de formule
=NIET(ISLEEG(B2))om cellen groen te maken zodra er een datum staat. - Voeg nog een regel toe met
=ISLEEG(B2)en kies een rode kleur.
Deze formules bevatten de functies ISLEEG en NIET. Dit werkt als volgt:
- De functie ISLEEG checkt of een cel leeg is.
- De functie NIET draait de uitkomst om, zodat je kunt controleren of er inhoud in de cel staat.
De formule =ISLEEG(B2) controleert dus of cel B2 leeg is. Als dat zo is dan geeft de formule WAAR terug. Als er wel iets in cel B2 staat, geeft de formule ONWAAR terug.
En de formule =NIET(ISLEEG(B2)) werkt hetzelfde, maar doordat hier de functie NIET voor staat wordt het resultaat van de andere functie omgedraaid.
Indien je hierbij ook de taken zelf wilt kleuren, dan dien je bij stap 1 ook kolom A te selecteren (dus het bereik A2:B5) en de formules te wijzigen in =NIET(ISLEEG($B2)) om de voltooide taken te kleuren en =ISLEEG($B2) voor de open taken.
Je kunt nu meteen zien welke taken nog openstaan en welke al zijn afgerond.
Ik hoop dat je na het lezen van dit artikel een goed beeld hebt gekregen hoe je cellen kunt kleuren op basis van de inhoud.
Indien je je Excel vaardigheden op een gestructureerde manier verder wilt ontwikkelen, zou je een kijkje kunnen nemen naar een van mijn online Excel cursussen.
