Deel 5: Excel beveiligen

Dit is les 5 van de 5 van de gratis cursus Excel voor beginners (mijn meest recente cursus).

Er zijn verschillende niveaus waarop je jouw Excel bestand kan beveiligen. We beginnen met de gehele werkmap, daarna een werkblad, om af te sluiten met individuele cellen.

1. Je werkmap beveiligen

Een Excel bestand wordt ook wel een werkmap genoemd. Het is mogelijk om deze te beveiligen, door bijvoorbeeld eerst een wachtwoord in te moeten voeren voordat het geopend kan worden.

Dit kan je als volgt instellen:

  1. Ga in het lint naar het tabblad Bestand.
  2. Klik in het menu op Info.
  3. Kies voor Werkmap beveiligen.

Je hebt dan een aantal opties om uit te kiezen. Als je wilt dat er eerst een wachtwoord moet worden ingevoerd om het bestand te kunnen openen kies je voor ‘Versleutelen met wachtwoord‘.

Het is wel belangrijk dat je dit wachtwoord goed bewaard, want zonder kun je het bestand niet openen en Excel biedt geen manier om het wachtwoord te achterhalen als je het bent vergeten.

2. Je werkblad beveiligen

Een werkmap bestaat uit één of meerdere werkbladen. Met de volgende stappen kun je een werkblad beveiligen:

  1. Ga in het lint naar het tabblad Controleren.
  2. Klik in de groep Beveiligen op Blad beveiligen

Er op[ent vervolgens een dialoogvenster. Hier kun je de volgende dingen instellen:

  • Een wachtwoord. Dit is niet verplicht. Als je een wachtwoord invoert, kun je alleen met dit wachtwoord de beveiliging opheffen. Indien je geen wachtwoord gebruikt, moet er nog steeds op een knop gedrukt worden om de beveiliging op te heffen, maar dan is vanzelfsprekend geen wachtwoord nodig.

    Zelf gebruik ik vaak geen wachtwoord. Je voorkomt wel dat mensen per ongeluk iets doen wat je niet wil, omdat ze alsnog een stap moeten uitvoeren om de beveiliging op te heffen, maar je voorkomt dat mensen vragen om het wachtwoord. Uiteraard kan in sommige gevallen een wachtwoord gebruiken wel verstandig zijn. Deze afweging zal je zelf moeten maken per situatie.
  • Daaronder zie je een optie met ‘Het werkblad en de inhoud van vergrendelde cellen beveiligen‘. Het vinkje bij deze optie betekent dat de beveiliging actief wordt toegepast op vergrendelde cellen.
  • Vervolgens zie je een lijst met acties die je gebruikers van het werkblad kunt toestaan. Standaard zijn alle opties uitgeschakeld, behalve Gegevens selecteren in ontgrendelde cellen. Dit betekent dat gebruikers alleen ontgrendelde cellen kunnen bewerken.

Door te kiezen welke opties je aanvinkt, bepaal je precies wat gebruikers wel of niet mogen doen met jouw werkblad. Als je niet zeker weet wat je moet toestaan, is het vaak een veilige keuze om de standaardinstellingen te behouden (zoals in bovenstaande afbeelding ook het geval is). Hiermee kunnen gebruikers alleen ontgrendelde cellen bewerken en vergrendelde cellen blijven hierbij beschermd.

Beveiliging opheffen

Wanneer een werkblad is beveiligd, komt in het lint in de groep Beveiligen de knop Beveiliging blad opheffen te staan.

Zodra je hier op klikt, wordt de beveiliging opgeheven. Als je echter een wachtwoord hebt ingevoerd in het dialoogvenster ‘Blad beveiligen’, dient deze wel eerst ingevoerd te worden.

3. Specifieke cellen beveiligen

Soms wil je niet het hele werkblad, maar alleen specifieke cellen beveiligen. Bijvoorbeeld cellen die een formule bevatten. Dit kan met de volgende stappen:

  1. Selecteer eerst alle cellen in het werkblad door te klikken in de hoek tussen rij 1 en kolom A.
  2. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige cel en kies in het dropdown menu voor Celeigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad Bescherming en haal het vinkje bij Geblokkeerd weg. Klik daarna op OK.
  4. Vervolgens selecteer je alleen de cellen die je wel wilt beveiligen.
  5. Klik opnieuw met de rechtermuisknop, en ga naar Celeigenschappen in het dropdown menu. Vervolgens zet je een vinkje bij Geblokkeerd en klik je op OK.
  6. Daarna kun je het werkblad beveiligen zoals eerder in de les is uitgelegd bij 2. Je werkblad beveiligen.

Wanneer iemand nu probeert een beveiligde cel te wijzigen, verschijnt een waarschuwingsmelding. De overige cellen die je niet hebt beveiligd, werken zoals normaal.

Leer meer over dit onderwerp: formules verbergen in Excel en Formules beveiligen in Excel

Oefening: rekenen in Excel

In deze oefening is er een lijst met inkomsten over drie maanden. Het totaal wordt hierbij berekent met de functie SOM in cel B5.

Klik hier om het voorbeeld te downloaden.

De opdracht is ervoor te zorgen dat anderen de cel met de formule (B5) niet kunnen aanpassen, maar wel de waarden in de cellen B2, B3 en B4.

Volg de volgende stappen om dit voor elkaar te krijgen:

  1. Ontgrendel eerst alle cellen
    • Selecteer alle cellen in het werkblad
    • Klik met je rechtermuisknop op een willekeurige cel en kies voor ‘Celeigenschappen’ in het drowpdown menu.
    • Ga naar het tabblad ‘Bescherming’ en haal het vinkje weg bij ‘Geblokkeerd’ en druk op ‘OK’.
  2. Beveilig alleen cel B5
    • Selecteer cel B5.
    • Klik met je rechtermuisknop en kies weer voor ‘Celeigenschappen’.
    • Ga opnieuw naar het tabblad ‘Bescherming’ en plaats het vinkje bij ‘Geblokkeerd’ en druk op ‘OK’.
  3. Werkblad beveiligen
    • Ga in het lint naar het tabblad ‘Controleren’ en klik op ‘Blad beveiligen’.
    • Voer optioneel een wachtwoord in en zorg dat het vinkje bij ‘Het werkblad en de inhoud van vergrendelde cellen beveiligen’ staat en klik op ‘OK’.

Test nu of de beveiliging werkt door de waarden in de cellen in B2, B3 en B4 te wijzigen. Als je de stappen goed hebt doorlopen, moet dit nog steeds mogelijk zijn.

Probeer daarna de inhoud van cel B5 te wijzigen. Je zult merken dat dit niet lukt zonder eerst de beveiliging op te heffen.

Hoe verder met Excel?

Dit is het einde van mijn gratis cursus Excel voor beginners. Ik hoop dat je de cursus waardevol vond en dat het je heeft geholpen met beter te werken in Excel. Ik hoor graag via het contactformulier wat je vond de gratis cursus vond!

Doneren

Als je deze cursus waardeert en mij wilt steunen kan je dat doen door middel van een donatie. Dit is uiteraard niet verplicht.

Online Excel cursussen

Als je jouw Excel vaardigheden verder wilt uitbreiden kun je een kijkje nemen naar mijn uitgebreide, betaalde online cursussen:

Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief

Je kunt je ook inschrijven op mijn nieuwsbrief om gratis Excel tips in je inbox te ontvangen. Bovendien ontvang je direct een gratis PDF ‘Formules en functeis voor beginners‘.