Veel mensen hebben Excel al op hun computer geïnstalleerd en weten hoe ze hier gegevens in kun voeren en hiermee berekeningen kunnen maken.
Voor beginnende en/of kleine freelancers is Excel vaak een goede keuze voor administratieve taken. Het programma biedt namelijk flexibiliteit: je kunt het aanpassen aan je eigen wensen. Het is ook kostenefficiënt, want je hoeft waarschijnlijk geen aparte software aan te schaffen. Je kunt met Excel dus je administratie makkelijk en zonder al te veel extra kosten zelf bijhouden.
In dit artikel leer je hoe je drie essentiële zaken voor je onderneming in Excel kunt regelen: je uren registreren, een kasboek bijhouden, en facturen maken.
Tijdregistratie
Wat is tijdregistratie?
Tijdregistratie betekent dat je bijhoudt hoeveel uren je werkt, bijvoorbeeld per project of per klant. Het helpt je om goed overzicht te houden over de tijd die je aan verschillende taken besteedt.
Waarom is tijdregistratie belangrijk?
Je uren bijhouden geeft inzicht in hoe je je tijd besteedt en helpt je om efficiënter te werken.
Voor freelancers is het ook belangrijk voor de communicatie met klanten. Je kunt zo laten zien hoeveel tijd je bezig bent geweest met een opdracht. Bovendien zijn er fiscale voordelen zoals het urencriterium. Als je aan dit criterium voldoet, heb je mogelijk recht op belastingvoordelen.
Uren bijhouden met professionele software
Er zijn verschillende programma’s speciaal voor tijdregistratie, met geavanceerde functies zoals timers en uitgebreide rapportages. Dit soort software is vaak een goede keuze voor grote bedrijven of freelancers die met complexe projecten werken. Het nadeel is dat deze programma’s vaak duurder zijn en dat de leercurve wellicht wat hoger ligt.
Uren bijhouden in Excel
Voor een freelancer met een kleiner bedrijf kan Excel een goed en betaalbaar alternatief zijn. Het is eenvoudig in gebruik en als je het al op je computer hebt geïnstalleerd, hoef je geen extra kosten te maken. Met Excel kun je zelf relatief eenvoudig een tijdregistratie maken die precies bij je werkzaamheden past.
Ik ben van mening dat Excel vooral een goede keuze is voor zzp’ers die een kleiner bedrijf hebben of net beginnen. Grotere bedrijven met meerdere medewerkers, of freelancers die uitgebreide rapportages willen, kunnen beter voor gespecialiseerde software kiezen. Dit biedt namelijk meer functionaliteit en voor dit type ondernemer zullen de wat hogere kosten waarschijnlijk geen issue zijn.
Zelf een urenregistratie maken
Je kunt in Excel zelf eenvoudig een urenregistratie opzetten. Als je hier meer over wilt weten, bekijk dan mijn handleiding waarin ik stap voor stap uitleg hoe je dit doet. Als je basiskennis van Excel hebt, is dit relatief eenvoudig om zelf te doen. Je moet alleen bereid zijn om hier wat tijd in te steken.
Kant-en-klaar urenregistratie template
Wil je snel aan de slag? Ik heb een urenregistratie template gemaakt die je voor eenmalig €10 kunt aanschaffen. Het is een eenvoudig te gebruiken template dat ik zelf ook gebruik om mijn uren bij te houden.
Een kasboek bijhouden
Wat is een kasboek?
Een kasboek is een overzicht waarin je je inkomsten en uitgaven bijhoudt.
Door een kasboek bij te houden, krijg je meer inzicht in je financiële situatie, wat je kan helpen om betere zakelijke beslissingen te nemen.
Waarom is een kasboek belangrijk?
Een kasboek maakt je financiën overzichtelijk. Je kunt zien wat er binnenkomt en wat eruit gaat, en dit helpt je om te controleren of je zakelijke uitgaven in balans zijn met je inkomsten.
Voor freelancers is dit ook handig om belastingaangifte voor te bereiden en te voldoen aan eventuele fiscale verplichtingen, zoals het bijhouden van je btw.
Een kasboek bijhouden op papier, met software of in Excel
Er zijn meerdere manieren om een kasboek bij te houden. Als je digitaal werken niet zo fijn vindt, dan kun je ervoor kiezen om een papieren kasboek te gebruiken. Je kunt deze in vrijwel elke boekenwinkel wel kopen.
Boekhoudsoftware kan wat duurder zijn, omdat dit vaak maandelijkse kosten met zich mee brengt, maar het biedt wel de meeste functionaliteit en automatisering mogelijkheden.
Excel zie ik zelf als een soort middenweg. Het is eenvoudig om te gebruiken, biedt voldoende basisfunctionaliteiten om je kasboek digitaal bij te houden en is betaalbaar. In het geval dat je al Microsoft Office op je computer hebt geïnstalleerd, komen er helemaal geen extra kosten bij.
Kasboek bijhouden in Excel
Excel biedt een goede basis voor het bijhouden van een kasboek. Het is flexibel en je kunt het precies aanpassen aan jouw wensen. Door formules toe te voegen kun je automatisch je saldo en btw laten berekenen, zodat je altijd een actueel overzicht hebt.
Zelf een kasboek maken
Het is mogelijk om in Excel zelf een kasboek op te zetten. In mijn handleiding hierover leg ik stap voor stap uit hoe je dit kunt doen, zodat je direct een goed overzicht van je financiën hebt. De formules die je hiervoor nodig hebt, zijn niet zo lastig. Het voornaamste wat je moet investeren om zelf je eigen kasboek te maken, is je eigen tijd. Om alles goed te laten werken en er overzichtelijk uit te laten zien, ben je wel even bezig is mijn ervaring.
Kant-en-klaar kasboek template
Wil je snel en gemakkelijk aan de slag? Voor eenmalig €17 kun je mijn kant-en-klare kasboektemplate gebruiken. Dit template bevat een compleet systeem om je inkomsten en uitgaven bij te houden, inclusief btw-berekeningen, en een overzichtelijk dashboard.
Facturen maken
Als freelancer heb je vanzelfsprekend facturen nodig om om te versturen, zodat je betaald wordt voor je werk. Dit kan op verschillende manieren, zoals in Excel of Word, met designsoftware zoals Adobe of Canva, of via een boekhoudprogramma.
Elk programma heeft zijn eigen voor- en nadelen:
- Excel is bijvoorbeeld handig voor het maken van eenvoudige facturen met automatische berekeningen.
- Boekhoudprogramma’s voegen vaak automatische functies toe voor factuurbeheer, maar deze hebben vaak maandelijkse kosten.
- Design software geven je de mogelijkheid facturen mooier om te maken, maar kosten over het algemeen meer tijd om te maken.
Als je al boekhoudsoftware gebruikt, dan is het natuurlijk logisch om dit ook te gebruiken voor het maken van facturen, zodat alles goed met elkaar is geïntegreerd. Hoef je echter niet vaak facturen te versturen en/of gebruik je geen boekhoudsoftware, dan kan Excel een goed alternatief bieden.
Waarom factureren in Excel?
Facturen maken in Excel is op het gebied van berekeningen niet ingewikkeld: vaak gaat het om optellen, bijvoorbeeld met de SOM-functie, en vermenigvuldigen voor het berekenen van btw. De uitdaging zit in twee dingen:
- Je wilt een factuur sturen die er professioneel uitziet. En Excel is geen ‘design software’, dus de meeste tijd gaat er in zitten om de facturen alsnog mooi om te maken met de functies die Excel biedt.
- De factuur moet voldoen aan de Nederlandse wetgeving, zoals het opnemen van alle verplichte gegevens.
Gratis sjablonen
Microsoft biedt meerdere gratis sjablonen voor facturen die je kunt downloaden en aanpassen. Deze kunnen een goed startpunt zijn als je zelf een factuur wilt ontwerpen.
De kant-en-klare templates bieden echter niet altijd de opties die je nodig hebt. Zo moet je vaak handmatig aanpassingen maken om ze aan jouw stijl en wensen te laten voldoen, en soms mist een mooi, professioneel ontwerp dat past bij jouw bedrijf.
Mijn kant-en-klare factuur template
Zelf keek ik natuurlijk ook eerst naar de standaard templates. Waarom zou je immers ergens tijd en/of geld insteken, als dat niet nodig is. Zelf vond ik echter niet iets wat mij aansprak. De ontwerpen vond ik niet mooi en het kostte mij alsnog meer tijd om het aan te passen zodat het voldeed aan mijn wensen.
Daarom besloot ik om te beginnen met een leeg werkblad en mijn eigen factuur template te maken. Uiteindelijk heeft hier best veel tijd in gezeten om het te krijgen zoals ik graag wou. Ik gebruik dit template nu zelf voor mijn eigen werk als ZZP’er, maar heb ook besloten om dit te koop aan te bieden op mijn Excel blog.
Voor een eenmalig bedrag van €10 kun je deze kant-en-klare template aanschaffen. Het biedt alles wat je nodig hebt: een minimalistisch, professioneel ontwerp dat aan de wettelijke eisen voldoet en klaar is voor gebruik, zodat je snel en gemakkelijk je facturen kunt maken en versturen.
Bespaar met de Excel voor ZZP’ers Bundel
Wil je een complete set templates waarmee je direct aan de slag kunt met je administratie? Speciaal voor ZZP’ers bied ik drie verschillende templates als bundel aan, waarmee je alles in huis hebt voor je tijdregistratie, kasboek en facturatie.
Wat zit er in de bundel?
- Een kasboek om per maand of per kwartaal je inkomsten en uitgaven bij te houden
- Eén urenregistratie
- Een factuurtemplate met keuze voor één of meerdere btw-tarieven
Koop deze templates samen in de Freelance Bundel voor eenmalig €29.
