In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een afhankelijke keuzelijst kunt maken in Excel. Dit houdt in dat de opties in de keuzelijst afhankelijk zijn van een eerdere keuze, waardoor je dus een soort van ‘vervolgkeuzelijst’ krijgt.
In een tabblad, genaamd ‘lijst’, heb ik van een aantal automerken verschillende modellen ingevoerd.
Het eindresultaat moet worden dat je in een cel eerst het merk selecteert, en op basis daarvan in een andere cel kunt kiezen uit de modellen die bij dat merk horen.
Als je wilt kun je bovenstaande gegevens downloaden, zodat je stappen mee kunt oefenen.
Stap 1: Naambereiken instellen
Om de verschillende modellen te koppelen aan een merk moet je eerst cellen een naam geven. Dit kan op verschillende manieren.
- Selecteer de cellen onder Audi (in dit voorbeeld B2 tot en met B5)
- Ga in het lint naar het tabblad Formules en klik op Naam definiëren.
- Geef het bereik de naam Audi. Het is belangrijk om te weten dat een naam geen spatie mag bevatten.
- Klik vervolgens op OK.
Dit proces herhaal je vervolgens voor de andere merken.
Een snellere manier om een bereik een naam te geven is als volgt:
- Je selecteert de cellen, bijvoorbeeld onder BMW (C2 tot en met C5).
- En typt vervolgens in het naamvak direct de naam die je dit bereik wilt geven en vervolgens druk je op Enter. Het naamvak vind je direct boven kolomletter A.
Wanneer je dit voor alle merken hebt gedaan, heb je dus de volgende naambereiken in dit voorbeeld:
- Audi
- BMW
- Mercedes
- Opel
- Renault
- Mercedes
Stap 2: Keuzelijst maken voor het automerk
Nu moeten we de cel bepalen waarin je het automerk kunt kiezen.
Dit kan op hetzelfde werkblad, maar ik kies ervoor om dit op een apart werkblad te maken.
- Selecteer de cel waar de keuzelijst ingevoerd moet worden. Ik kies voor cel B1.
- Ga in het lint naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie.
- Klik in het venster bij ‘Toestaan’ voor Lijst. En selecteer bij Bron de automerken in. Dit kan door te verwijzen de cellen waarin de automerken staan en daarna op OK te klikken.
Een andere optie is om bij Bron rechtstreeks te keuzes in te voeren, gescheiden door puntkomma;s: Audi;BMW;Mercedes;Opel;Renault;Volkswagen
Beide resulteert in dezelfde keuzelijst, waarbij je in cel B1 kunt kiezen uit de automerken.
Stap 3: Afhankelijke keuzelijst maken voor de modellen
- Selecteer de cel waar je uit het model moet kiezen. In mijn voorbeeld is dat cel B2.
- Ga in het lint weer naar Gegevensvalidatie en kies wederom voor Lijst.
- Het verschil is nu dat je bij Bron de volgende formule invoert:
=INDIRECT(B1) - En daarna klik je op OK.
Wanneer je in cel B1 nog geen automerk hebt gekozen en je alvast de volgende keuzelijst maakt, krijg je eerst een foutmelding te zien:
Dit komt omdat de keuze afhankelijk is van B1, die dan nog leeg is. Dit kun je gewoon negeren door op ‘Ja’ te klikken.
Als je eerst in cel B1 alvast een automerk selecteert, en dan stap 3 uitvoert, krijg je de foutmelding niet.
Het resultaat
Het resultaat is dat je in de eerste keuzelijst een merk kunt selecteren:
Als je bijvoorbeeld voor ‘Mercedes’ kiest, kun je in de volgende keuzelijst alleen uit modellen kiezen die daar bij horen:
Kies je voor een ander merk, veranderen de modellen automatisch:
Dit soort afhankelijke keuzelijsten kunnen vooral handig zijn als je gebruikers stapsgewijs een keuze wilt laten maken, bijvoorbeeld in formulieren of offertes.
Hiermee kun je namelijk ervoor zorgen dat alleen relevante opties worden getoond op basis van eerdere keuzes.
Wil je nog meer leren over Excel? In mijn Excel cursus voor beginners leer je op een gestructureerde manier hoe je efficiënt en zelfverzekerd met Excel kunt werken
