Wil je eenvoudig je ritten bijhouden in Excel? In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een rittenregistratie kunt maken. Je leert onder andere hoe je je ritten invoert, totalen berekent en een duidelijk overzicht kunt maken.
Eerst wordt in gegaan op of Excel geschikt is voor het bijhouden van je ritten. Hierbij worden meerdere voor- en nadelen benoemd, zodat je zelf eerst de afweging kunt maken of Excel een goede oplossing is voor jou of niet. Mocht je vervolgens besluiten Excel te willen gebruiken, vind je daarna een complete handleiding, zodat je na het lezen zelf een rittenregistratie kunt maken.
Inhoudsopgave
Het belang van een rittenregistratie
Wat moet je allemaal bijhouden in een rittenadministratie?
Is Excel geschikt voor het bijhouden van je ritten?
Gebruik maken van een rittenregistratie template
Zelf een gratis rittenregistratie maken
Het belang van een rittenregistratie
Als je zakelijk rijdt, is het belangrijk om je ritten bij te houden. Dit geldt voor mensen die een auto van de zaak hebben, maar ook voor mensen die hun eigen auto gebruiken voor werk gerelateerde ritten.
Een goede rittenregistratie kan je namelijk financiele voordelen opleveren, en kan problemen met de belastingdienst voorkomen. Hieronder volgen een aantal situaties waarin dit van pas kan komen.
1. Kilometervergoeding
Als je voor je werk reist met je eigen auto, is het vaak mogelijk om een kilometervergoeding te ontvangen. De belastingvrije kilometervergoeding in Nederland bedraagt €0,23 per kilometer (2024 en 2025). Deze kosten worden soms vergoed door je werkgever, maar dan moet je vaak wel kunnen aantonen welke ritten je hebt gemaakt.
2. Privéauto zakelijk gebruiken
Wanneer je jouw privéauto ook zakelijk gebruikt, kun je de btw op het zakelijke deel van je brandstof- en onderhoudskosten terugvragen. Daarnaast kun je in sommige gevallen ook btw terugvragen op andere autokosten, zoals leasekosten en verzekeringen, mits je kunt aantonen dat de auto voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.
Hiervoor is het essentieel dat je voor de Belastingdienst een onderbouwde en gedetailleerde rittenregistratie als bewijs kunt tonen. Dit houdt onder andere in dat je per rit moet vastleggen wanneer je reed, hoeveel kilometers en wat het zakelijke doel was.
3. Facturen verantwoorden richting klanten
Als je op de factuur naar jouw klanten ook het aantal kilometers dat je hebt gereden vermeldt, is het verstandig om ook een rittenregistratie bij te houden. Dit zorgt namelijk voor meer duidelijkheid en vertrouwen, omdat je hierdoor jouw facturen kunt onderbouwen en discussies achteraf kunt voorkomen.
4. Auto van de zaak
Als je een auto van de zaak hebt, moet je kunnen aantonen dat je deze niet meer dan 500 kilometer per jaar privé gebruikt. Wanneer je dit niet doet, wordt de auto als vorm van loon gezien en resulteert in een bijtelling.
De Belastingdienst vereist een sluitende rittenregistratie als bewijs om bijtelling te voorkomen. Dit betekent dat je niet alleen zakelijke ritten moet vastleggen, maar ook privéritten (of een bewijs moet hebben dat deze er niet zijn).
Wat moet je allemaal bijhouden in een rittenregistratie?
Om je ritten op de juiste manier te registreren en eventuele belastingvoordelen te benutten, moet je administratie voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Hieronder vind je een overzicht van wat je precies moet bijhouden.
Gegevens van je auto
- Merk en type auto: bijvoorbeeld Volkswagen Golf.
- Kenteken: dit moet overeenkomen met de auto die je gebruikt voor zakelijke ritten.
- Periode van gebruik: de periode waarin je de auto hebt gebruikt voor zakelijke ritten. Dit is vooral van belang als je de auto niet het hele jaar hebt gereden.
Gegevens per rit
- Datum van de rit: wanneer de rit plaats vond.
- Begin- en eindstand van de kilometerteller: hiermee kun je exact berekenen hoeveel kilometers je per rit hebt gereden.
- Vertrek- en aankomstadres: de exacte locaties waar je reis begon en eindigde.
- Het type rit: vermeld of de rit zakelijk of privé was.
- Privé-omrijkilometers: als je tijdens een rit zowel privé als zakelijk hebt gereden, moet je het aantal privé-kilometers apart vermelden.
- Afwijkende route: als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen, moet je dit kunnen verklaren.
Door dit allemaal nauwkeurig bij te houden, kun je problemen bij een eventuele controle van de belastingdienst voorkomen.
Is Excel geschikt voor het bijhouden van je ritten?
Laat ik beginnen met dat het absoluut mogelijk is om je ritten bij te houden in Excel. Of het de beste keuze is, hangt af van de omstandigheden. Ieder programma heeft namelijk zo zijn eigen voor- en nadelen. Deze zal ik hieronder eerst toelichten, en daarna geef ik mijn eigen advies.
Voordelen van Excel
Geen extra kosten. Er vanuit gaande dat je Excel al hebt geïnstalleerd op je computer, hoef je geen apart abonnement af te sluiten zoals vaak het geval is met een app en/of boekhoudprogramma.
Geen extra kosten. Er vanuit gaande dat je Excel al hebt geïnstalleerd op je computer, hoef je geen apart abonnement af te sluiten zoals vaak het geval is met een app en/of boekhoudprogramma.
Aanpasbaar. Excel is een flexibel programma, waardoor je de structuur van jouw registratie zelf kunt bepalen, bijvoorbeeld door extra kolommen, grafieken en formules.
Nadelen van Excel
Handmatige invoer. Het grootste nadeel is dat je elke rit zelf moet registreren, wat extra tijd kost.
Geen koppeling met GPS. In tegenstelling tot sommige apps, kan Excel je ritten niet automatisch bijhouden via GPS tracking.
Kans op fouten. Omdat je alles handmatig invoert, is er een kleine kans dat je een typefout maakt of een rit vergeet te registreren.
Wanneer is Excel een goede keuze?
Excel vind ik vooral een goede keuze als je niet dagelijks meerdere ritten maakt. Als je af en toe naar klant rijd of een zakelijk afspraak hebt, dan is het prima te doen om dit handmatig in Excel bij te houden. Bovendien kun je het altijd eerst uitproberen en later alsnog overstappen op een geautomatiseerde oplossing als Excel te veel van je tijd kost.
Als je echter al weet dat je de hele dag onderweg bent en veel ritten per jaar maakt, dan is het hoogst waarschijnlijk efficiënter om te investeren in een app/programma die automatisch je kilometers registreert. Dit zal je namelijk tijd besparen en de kans op fouten verkleinen.
Excel is kortom een goedkope en eenvoudige oplossing voor het bijhouden van je ritten, mits je niet continu onderweg bent. Maak je wel veel ritten, dan raad ik aan om te investeren in een specifiek software.
Gebruik maken van een rittenregistratie template
Als je eenmaal hebt besloten Excel te willen gebruiken om je ritten bij te houden, heb je keuze uit twee opties:
- Je kiest ervoor om gebruik te maken van een vooraf gemaakt Excel template.
- Je begint met een lege werkmap en bouwt de urenregistratie zelf.
Het voordeel van een template is dat het je veel tijd en moeite kan besparen. Optioneel kun je het template enigszins aanpassen naar jouw wensen maar voor een groot deel is het werk al voor je gedaan waardoor je alleen nog maar de gegevens hoeft in te voeren.
Sjablonen van Microsoft
Excel heeft zelf sjablonen die je gratis kunt uitproberen, waaronder een aantal voor het bijhouden van je ritten. In het startscherm kun je in het tabblad ‘Nieuw’ bijvoorbeeld zoeken op ”kilometer”:
Nadat je een keuze hebt gemaakt, bijvoorbeeld voor ‘kilometerlogboek’, wordt het sjabloon geopend in een nieuw werkblad zodat je het kunt bewerken.
Je zult dit sjabloon nog wel een beetje moeten aanpassen, omdat het niet rekening houdt met alle eisen van de belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld niet aangegeven of er sprake is van privé-omrijkilometers en/of een afwijkende route. Daarnaast berekent dit sjabloon wel het totaal aantal kilometers dat is vastgelegd, maar houdt hierbij geen rekening tussen ‘persoonlijke’ en ‘zakelijke’ doelen.
Een groot deel van de structuur kun je echter wel hergebruiken, zodat je niet alles zelf hoeft te doen. En je kunt het gewoon gratis downloaden, dus indien je de tijd er voor hebt, kun je altijd proberen of je het naar wens kunt aanpassen.
Mijn template
Ik heb zelf ook een rittenregistratie gemaakt in Excel, die ik te koop aanbied op mijn website voor eenmalig €10. Alle formules en opmaak zijn hierbij al correct ingesteld, zodat je het template direct kunt gebruiken.
Hieronder zie je hoe mijn template eruit ziet:
Dit template berekent automatisch het aantal zakelijke kilometers en privékilometers, houdt rekening met eventuele privé-omrijkilometers en biedt de mogelijkheid om aan te geven indien er sprake is van een afwijkende route. Mocht je dit interessant vinden, dan kun je het bekijken via onderstaande knop:
Zelf een gratis rittenregistratie maken
Je hoeft niet per se gebruik te maken van een sjabloon. Wellicht wil je je rittenregistratie wel zelf maken omdat je geen template kan vinden die aan jouw wensen voldoet. Of gewoon om het je het leuk vindt om zelf iets te bouwen.
Wat je reden ook is, hieronder volgt een uitleg hoe je stap voor stap je eigen rittenregistratie kunt maken in Excel.
1. Denk na over de structuur
Voordat je begint, is het verstandig om eerst na te denken over de structuur van je rittenregistratie. Dit zorgt ervoor dat je later makkelijker formules kunt toevoegen en alles overzichtelijk blijft.
Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om privéritten en zakelijke ritten op aparte tabbladen bij te houden. Dit lijkt wellicht overzichtelijker, maar maakt het maken van formules later ingewikkelder. Ik raad daarom aan om alle ritten op één tabblad in te voeren en vervolgens per rit aan te geven of deze zakelijk of privé was.
Volgens de Belastingdienst moet je ook bepaalde informatie over je auto vastleggen, zoals het merk, type, kenteken en de periode waarin je de auto gebruikt.
Je kunt deze gegevens op hetzelfde tabblad zetten als je rittenregistratie, bijvoorbeeld bovenaan de lijst. Dit heb ik ook gedaan in mijn template. In deze handleiding kies ervoor om dit op een apart tabblad te maken, maar je kunt uiteraard zelf een plek kiezen die je fijn vindt.
2. De koptitels (op)maken
Als je eenmaal de structuur hebt bepaald, kun je beginnen met het opzetten van het werkblad.
Ik gebruik straks grotendeels dezelfde opzet als in mijn eigen template, omdat ik dit het meest overzichtelijk vind. Jij kunt natuurlijk de volgorde aanpassen of kolommen toevoegen of weglaten, afhankelijk van wat je eigen voorkeur is.
Zelf kies er bijvoorbeeld voor om de kolom ‘Beschrijving’ helemaal aan het einde te plaatsen, omdat deze soms meer ruimte nodig heeft dan andere kolommen. Maar jij kunt er natuurlijk voor kiezen om deze ergens op het begin te doen.
Volg deze stappen om de koptitels in te voeren als je mijn voorbeeld wilt maken:
- Typ in cel A1: Datum
- Typ in cel B1: Type rit
- Typ in cel C1: Beginstand
- Typ in cel D1: Eindstand
- Typ in cel E1: Totaal aantal kilometers
- Typ in cel F1: Privé omrijkilometers
- Typ in cel G1: Zakelijke kilometers
- Typ in cel H1: Vertrekadres
- Typ in cel I1: Aankomstadres
- Typ in cel J1: Afwijkende route
- Typ in cel K1: Toelichting afwijkende route
- Typ in cel L1: Beschrijving
Om de koppen overzichtelijk en goed leesbaar te maken, passen we de kolombreedtes en opmaak aan:
Kolombreedtes instellen
- Kolommen A t/m G: Breedte 25
- Kolommen H en I: Breedte 40
- Kolom J: Breedte 25
- Kolommen K en L: Breedte 40
Ik kies er vervolgens nog voor om:
- De koptitels vetgedrukt te maken.
- Rij 1 een kleurtje te geven
- De rij met titels vast te zetten
- De cellen een rand te geven
Het werkblad ziet er dan als volgt uit:
Vervolgens selecteer ik een bereik van meerdere rijen, bijv. A2:L50 en geef deze allemaal een rand, zodat duidelijk is waar je de ritten kunt invoeren.
3. Getalnotaties
Zodra je in kolom A een datum invoert, dan wordt dit meteen door Excel herkend en zal de getalnotatie van deze cel veranderen in ‘Datum’.
Er zijn echter ook een aantal kolommen waarbij het handig is om vooraf de invoer te bepalen, deze zal ik hieronder toelichten.
Allereest is het aan te raden om in kolom B een keuzelijst te maken, waarbij gekozen kan worden tussen een privé of een zakelijk rit.
- Selecteer het bereik in kolom B, bijvoorbeeld B2:50.
- Ga in het lint naar het tabblad Gegevens en klik op ‘Gegevensvalidatie‘.
- Kies in het venster ‘Gegevensvalidatie’ bij toestaan voor ‘lijst‘.
- Vul als bron in Privé;Zakelijk en klik op ‘Ok‘.
Het resultaat is dat je in kolom B in de keuzelijst kunt selecteren wat het voor type rit het is.
Voor de kolommen C, D, E, F en G kun je de getalnotatie wijzigen in ‘Getal’ en indien gewenst het aantal decimalen aanpassen.
Daarna kun je in kolom J nog een keuzelijst maken, met dan met als bron ‘Ja;Nee’, zodat je kunt selecteren of er sprake was van afwijkende route.
En tenslotte selecteer ik alle cellen en stel ik de uitlijning op links in, zodat alles netjes staat.
3. Formules toevoegen aan de rittenregistratie
Om een aantal berekeningen in de rittenregistratie automatisch te laten doen door Excel, moeten we een aantal formules invoeren.
Beginstand (kolom C)
In kolom C moet de beginstand staan. Je hebt hierbij twee opties:
- Handmatige invoer: kies deze optie als je niet alle ritten wilt bijhouden. In dat geval heb je geen formule nodig.
- Automatisch de eindstand van de vorige rit overnemen. Hierdoor hoef je niet steeds handmatig de beginstand in te voeren.
Indien je ervoor kiest om een formule te gebruiken, dan raad ik aan om de functies ALS en ISGETAL te gebruiken, zodat de eindstand alleen wordt overgenomen als er in de rij een datum is ingevuld.
De formule in cel C3 wordt dan =ALS(ISGETAL(A3);D2;"")
Deze formule controleert of er in cel A3 een getal staat. Als er een datum is ingevoerd, wordt de eindstand uit cel D2 overgenomen. Als er geen getal staat, blijft de cel leeg.
Daarna kun je deze formule naar beneden kopieren naar de rest van de kolom. Alleen in de eerste rij moet je het handmatig invoeren, omdat Excel niet kan weten met welke kilometerstand je begint.
Totaal aantal kilometers berekenen (kolom E)
In kolom E willen we berekenen hoeveel kilometers er per rit zijn gereden. Dit kun je doen door de beginstand af te trekken van de eindstand.
Hierbij is het ook mooier om gebruik te maken van de functies ALS en ISGETAL, zodat deze som alleen wordt uitgevoerd indien er een datum (en dus een rit) is ingevoerd.
De formule wordt dan =ALS(ISGETAL(A2);D2-C2;"")
Zakelijke kilometers berekenen (Kolom G)
Deze formule is iets lastiger, omdat het rekening moet houden met twee dingen:
- In kolom B moet zijn aangegeven dat de rit ‘Zakelijk’ is.
- Eventuele privé omrij-kilometers (kolom F) moeten van het totaal worden afgetrokken.
in cel G2 voeren we een formule in waarbij de ALS functie kijkt of in cel B2 ‘Zakelijk’ staat en de ISGETAL functie kijkt of er in cel E2 een totaal aantal kilometers is berekend.
We maken hierbij gebruik van de EN functie om Excel te laten controleren of aan beide voorwaarden wordt voldaan. Als dat het geval is, worden de privé omrij-kilometers afgetrokken van het totaal aantal kilometers.
De formule wordt dan =ALS(EN(B2="Zakelijk";ISGETAL(E2));E2-F2;"")
Deze formule kun je vervolgens weer naar beneden kopieren.
4. Het bestand overzichtelijk maken
Nu de invoer en formules goed werken, maken we het bestand overzichtelijker.
Allereest vind ik het fijn om alles om te zetten in een tabel, zodat de gegevens dynamisch worden en je later makkelijker nieuwe rijen kunt toevoegen. Dit kan met de volgende stappen:
- Selecteer het volledige bereik van je rittenregistratie (inclusief kolomkoppen).
- Ga in het lint naar Invoegen > Tabel.
- Controleer of het vakje “Tabel bevat kopteksten” is aangevinkt en klik op OK.
Standaard krijgt de tabel een opmaak met gekleurde rijen en filters. Dit vind ik niet mooi, dus dit haal ik weg in het tabblad ‘Tabelontwerp’:
En daarna geef ik de tabel een logische naam, bijvoorbeeld ‘Ritten’.
Excel zal overigens in cel C2 aangeven dat de invoer ‘fout’ is, omdat hier in tegenstelling tot de rest van de kolom geen formule staat. Dit kun je gewoon negeren, dit komt simpelweg omdat je dit zelf moet invoeren en de rest van de kolom de einstand van de vorige rit overneemt. Hier moet je wel rekening mee houden indien je later nieuwe rijen toevoegt, omdat Excel hierdoor geen patroon herkent.
Om tenslotte het bestand gestructureerd te houden, werken we in dit voorbeeld met aparte werkbladen. Het huidige werkblad noem ik ‘Ritten’ en ik voeg een extra werkblad toe genaamd ‘Dashboard’.
5. Het Dashboard maken
We hebben nu in principe een goed werkende rittenregistratie, maar er ontbreekt nog een goed overzicht.
Gebruikers- en voertuig informatie invoeren
We beginnen met ergens de ruimte maken om de gegevens over jou (de gebruiker) en het voertuig in te voeren, bijvoorbeeld:
- Cel A1: Naam
- Cel A2: Bedrijfsnaam
- Cel A3: Periode
- Cel A4: Merk auto
- Cel A5: Type auto
- Cel A6: Kenteken auto
Totalen berekenen
Nu voegen we een aantal berekeningen toe aan het dashboard om inzicht te krijgen in het aantal gereden kilometers.
Totaal aantal zakelijke kilometers
Omdat we in de tabel ‘Ritten’ al een kolom hebben waarin alleen zakelijke kilometers worden weergegeven, kunnen we eenvoudig de totale waarde berekenen met de SOM functie. In mijn voorbeeld ziet de formule er dan als volgt uit: =SOM(Ritten[Zakelijke kilometers])
Als jij een andere naam voor je tabel of kolomkop gebruikt, kan dat er anders uit zien.
Totaal aantal privé kilometers
Het aantal privé kilometers bestaat uit twee onderdelen:
- Het totaal aantal kilometers uit kolom E, maar alleen als in kolom B ‘Privé’ staat. Dit berekenen we met SOM.ALS:
=SOM.ALS(Ritten[Type rit];"Privé";Ritten[Totaal aantal kilometers]) - Daarnaast tellen we de privé omrijkilometers uit kolom F op:
=SOM(Ritten[Privé-omrijkilometers])
Om het totaal aantal privé kilometers te krijgen, combineren we beide berekeningen, waardoor je de volgende formule krijgt:
=SOM.ALS(Ritten[Type rit];"Privé";Ritten[Totaal aantal kilometers])+SOM(Ritten[Privé-omrijkilometers])
Totaal aantal kilometers
Het totaal aantal gereden kilometers is de som van de zakelijke en privé kilometers. In mijn voorbeeld is dat =E1+E2
Om een volledig overzicht te krijgen, kun je nog ergens handmatig de begin- en eindstand van de kilometerstand invoeren. En om alles mooi te krijgen kun je nog wat kleurtjes toevoegen, zodat je zoiets krijgt:
6. Hoe verder…
Eventueel kun je jouw bestand nog verder optimaliseren. Denk hierbij aan:
- Voorwaardelijke opmaak, om bijvoorbeeld bepaalde onderdelen in je rittenregistratie visueel te laten opvallen.
- Grafieken toevoegen aan het dashboard, bijvoorbeeld om zakelijke vs. privé kilometers visueel weer te geven.
- Extra berekeningen, zoals de verhouding zakelijke/privé kilometers in percentage.
En om dit artikel af te sluiten wil ik je graag aanraden om je bestand eerst goed te testen voordat je het daadwerkelijk gaat gebruiken. Voer wat test gegevens in en controleer of de berekeningen kloppen en of je eenvoudig gegevens kunt invoeren.
