Adressen op etiketten afdrukken

In dit artikel leer je hoe je eenvoudig van een adressenlijst in Excel een stickervel met (geselecteerde) adressen in Word eenvoudig etiketten maakt.

Voorbereiding

Wil je een adreslijst hebben die je voor meerdere doeleinden kunt gebruiken dan is het handig om in je tabel een kolom op te nemen voor een selectie. Zo kun je dan eenvoudig één of meerdere adressen selecteren voor je verzendlijst.

In jouw adressentabel in Excel moet op de bovenste rij in ieder kolom een naam hebben. Heb je dat niet dan worden die gegeven niet afgedrukt op jouw etiket.

Onderstaand een voorbeeld van een adressenlijst in Excel:

Uiteraard heb je stickers nodig. Je kunt ze kopen van een bekend merk zodat Word het formaat herkent maar een huismerk is ook geschikt. Geeft het huismerk geen nummer op waarmee het compatible is dan moet je in Word het formaat aanpassen (zie Tip 1). Voor adressen kun je het beste een vel met 3 stickers naast elkaar en 8 boven elkaar gebruiken. Kleinere stickers kan wel maar pas dan de lettertype en grootte aan zodat wel het volledige adres op de sticker komt te staan (zie stap 2).

Gebruik je in jouw Excel-bestand verschillende adressenlijst op verschillende tabbladen geef dan ieder tabblad een naam. Hier heb je straks weer voordeel van bij het kiezen van de juiste tabel, ik heb de naam van de tabbladen gewijzigd in “Prive” en “Zakelijk”.

Zorg er wel voor dat je de wijzigingen in je tabel eerst opslaat voordat je begint met je etiketten te maken.

Je bent nu klaar om de tabel samen te voegen met een leeg document.

• Open in Word nu een leeg document.

• Klik op de tab Verzendlijsten en vervolgens op “Afdruk samenvoegen starten”.

• Klik op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen

De wizard wordt nu gestart.

Stap 1 van 6. Etiketten kiezen

Kies onder “Documenttype selecteren” de optie Etiketten

Klik onder in beeld op Volgende: Begindocument.

Stap 2 van 6. Begindocument

Bij “Begindocument selecteren” ga je nu aangeven of je een nieuwe samengestelde document wilt maken of een eerder gemaakte wilt gebruiken. Dit is de eerste keer dat ik een etikettenvel voor adressen gebruik dus kies ik voor “Document indeling wijzigen”. je de optie “Het huidige document gebruiken”.

Nu geef je op wat voor etiketten je gaat gebruiken. Dat doe je door op “Labelopties” te klikken.

Standaard heeft Word heel veel types etikettenmerken en soorten. Selecteer jouw type. Ik maak gebruik van een huismerk etiketten en zie mijn merk en grootte er niet tussen staan.

Ik kan nu een willekeurige type dat ongeveer hetzelfde is als die van mij nu aanpassen of kiezen voor de optie “Nieuw”. Dat doe ik.

Ik geef als eerste een naam aan mijn type etiketten zodat ik die later herken.

Daarna doe ik de aanpassingen van de grootte van mijn etiket. Onderstaand zie je de gegevens staan die je moet aanpassen.

Ik ga nu de indeling geheel aanpassen naar de etiketten die ik heb (grootte 70 x 37 mm en 24 etiketten op één pagina). Als ik dat heb gedaan dan klik je op “OK”.

Let op om de printerinstelling juist te zetten.

We gaan nu naar de volgende stap. Onderaan zie je dat je naar de volgende stap kunt maar je kunt altijd een stap terug om nog aanpassingen te doen.

Stap 3 van 6: Adressen selecteren

We hebben een adressentabel in excel dus kiezen we hier voor de bovenste optie “Een bestaande lijst gebruiken”.  Ga nu jouw adressenlijst selecteren door op “Bladeren” te drukken.

De verkenner wordt nu geopend. Selecteer nu jouw bestand.

Op het scherm dat nu geopend zie je de tabbladen van jouw adressenbestand staan. Ik kies nu voor de tabel “Prive” die op het tabblad staat met dezelfde naam.

Druk nu op “OK”.

Je kunt op het venster dat nu verschijnt je selectie nog aanpassen. Ik maak nu van een relatief klein bestand gebruik dus is het selecteren van de gewenste adressen hier nog gemakkelijk te doen. Heb je echter een veel groter bestand waarop je op basis van bepaalde criteria een selectie wilt doen maak dan gebruik van één of eerdere selectievelden en maak een nieuw tabel.

Op het onderstaande venster heb je nog de mogelijkheid om jouw adressen te sorteren, filteren, duplicaten te zoeken, een geadresseerde te zoeken of een adres te valideren.

Ik wil alle adressen geprint hebben en druk nu op “OK”.

Op onderstaande afbeelding zie je nu welke database je hebt geselecteerd. Je kunt de adreslijst nog bewerken. Je komt dan weer in het bovenstaande scherm terecht.

We gaan nu naar de volgende stap van de wizard, labels schikken.

Klik onder in beeld op Volgende: Labels schikken.

Stap 4 van 6: Labels schikken

We gaan nu de etiketten (of labels) opmaken. We kiezen hiervoor de optie “Adresblok”.

Op het venster “Adresblok invoegen” (figuur 19) kun je nog diverse aanpassingen doen voor je adressticker. Zoals je ziet is het voorbeeld adres niet volledig. Dit pas ik aan via de optie “velden vergelijken” (rechts onderaan). In mijn tabel heb ik ook buitenlandse adressen. Die moeten uiteraard worden weergegeven. Heb ik in mijn tabel standaard een landnaam opgegeven dan kan ik hier aangeven dat de landnaam niet moet wordt weergegeven als die bijvoorbeeld “Nederland” is.

Als eerste ga ik de velden vergelijken.

Deze stap is niet noodzakelijk maar is wel verstandig om dit aan te passen. Zo heb voor “Adres 1” de standaardnaam “Straatnaam” gekozen. Dit heb ik zo ook gedaan voor mijn overige velden.

In principe heb je nu alleen de etiket linksboven opgemaakt. Om dezelfde opmaak ook voor alle etiketten te doen gelden druk je op de knop “Alle labels bijwerken” bij het onderdeel “Labels repliceren”.

Onderstaand zie je nu een deel van jouw word-document

Stap 3 is nu afgerond en we gaan naar de volgende stap “Labelvoorbeeld”.

Stap 5 van 6: Labelvoorbeeld

Nadat je voor de volgende stap hebt gekozen veranderd jouw word-document. Je ziet nu hoe de stickers er uit komen te zien.

Je kunt via de opties (zie figuur 25) de adreslabels bekijken of nog een aanpassing doen in je selectie, de adreslijst bewerken (zie stap 3, figuur 15).

In het voorbeeld (figuur 24) zie ik dat de gegevens dicht op de linkerzijde van de stickers worden geprint. Ik wil dit alsnog aanpassen. Ik ga naar het word-document en selecteer een kolom. Nu ga ik de tab linkertab verplaatsen (zie pijl in figuur 26). Dit doe ik voor alle kolommen. Let wel op dat je genoeg ruimte overhoudt om het adres volledig weer te kunnen geven.

Als je wilt kun je ook nog de hoogte (verticaal) positie van de adresgegevens aanpassen.

Na aanpassing ziet mijn voorbeeld in Word er zo uit:

De aanpassingen zijn nu gedaan en ik kan nu naar de laatste stap van de wizard.

Stap 6 van 6: Samenvoeging voltooien

Je bent nu bijna klaar. Je kunt nu nog de laatste aanpassingen doen als je wilt. In mijn voorbeeld in figuur 24 ziek ik dat de landnaam niet met hoofdletters is getypt. Dat wil ik nog graag aanpassen.

Ik selecteer nu “Afzonderlijke labels bewerken”. Een nieuw word-document wordt geopend met dezelfde gegevens. Ik pas de betreffende etiket nu handmatig aan (zie figuur 30 voor het resultaat).

Het document met de adresstickers is nu gereed om te printen. Om niet onnodig dure stickervellen te verbruiken is het handig om eerst een proefexemplaar te maken op een gewoon A4-vel. Deze kun je dan vervolgens op een stickervel houden en tegen het licht houden zodat je goed kunt zien of de adresgegevens op een sticker worden weergegeven. Als dat zo is dan kun je het printen op een stickervel. Let er wel op dat je de stickervel op een juiste manier in de printer plaats (raadpleeg eventueel de handleiding van jouw printer).

Als je de adresstickers niet meer hoeft aan te passen kun je ook direct kiezen voor “Afdrukken”(zie figuur29).

Op het nieuw geopende scherm kun je nog of alles of enkele records wilt printen.

Nadat je jouw keuze hebt gemaakt druk je op “OK” en het afdrukscherm wordt geopend.

Kies de printer en eventueel andere printopties.

Je hebt nu je adressenbestand geprint op een stickervel.  Bewaar het bestand eventueel voor een volgende keer.