Adressen op etiketten afdrukken

In dit artikel leer je hoe je eenvoudig van een adressenlijst in Excel een stickervel met (geselecteerde) adressen in Word eenvoudig etiketten maakt.

Voorbereiding

Wil je een adreslijst hebben die je voor meerdere doeleinden kunt gebruiken dan is het handig om in je tabel een kolom op te nemen voor een selectie. Zo kun je dan eenvoudig één of meerdere adressen selecteren voor je verzendlijst.

In jouw adressentabel in Excel moet op de bovenste rij in ieder kolom een naam hebben. Heb je dat niet dan worden die gegeven niet afgedrukt op jouw etiket.

Onderstaand een voorbeeld van een adressenlijst in Excel:

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 1

Uiteraard heb je stickers nodig. Je kunt ze kopen van een bekend merk zodat Word het formaat herkent maar een huismerk is ook geschikt. Geeft het huismerk geen nummer op waarmee het compatible is dan moet je in Word het formaat aanpassen (zie Tip 1). Voor adressen kun je het beste een vel met 3 stickers naast elkaar en 8 boven elkaar gebruiken. Kleinere stickers kan wel maar pas dan de lettertype en grootte aan zodat wel het volledige adres op de sticker komt te staan (zie stap 2).

Gebruik je in jouw Excel-bestand verschillende adressenlijst op verschillende tabbladen geef dan ieder tabblad een naam. Hier heb je straks weer voordeel van bij het kiezen van de juiste tabel, ik heb de naam van de tabbladen gewijzigd in “Prive” en “Zakelijk”.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 2

Zorg er wel voor dat je de wijzigingen in je tabel eerst opslaat voordat je begint met je etiketten te maken.

Je bent nu klaar om de tabel samen te voegen met een leeg document.

  • Open in Word nu een leeg document.
Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 3
  • Klik op de tab Verzendlijsten en vervolgens op “Afdruk samenvoegen starten”.
Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 4
  • Klik op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen
Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 5

De wizard wordt nu gestart.

Stap 1 van 6. Etiketten kiezen

Kies onder “Documenttype selecteren” de optie Etiketten

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 6

Klik onder in beeld op Volgende: Begindocument.

Stap 2 van 6. Begindocument

Bij “Begindocument selecteren” ga je nu aangeven of je een nieuwe samengestelde document wilt maken of een eerder gemaakte wilt gebruiken. Dit is de eerste keer dat ik een etikettenvel voor adressen gebruik dus kies ik voor “Document indeling wijzigen”. je de optie “Het huidige document gebruiken”.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 7

Nu geef je op wat voor etiketten je gaat gebruiken. Dat doe je door op “Labelopties” te klikken.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 8

Standaard heeft Word heel veel types etikettenmerken en soorten. Selecteer jouw type. Ik maak gebruik van een huismerk etiketten en zie mijn merk en grootte er niet tussen staan.

Ik kan nu een willekeurige type dat ongeveer hetzelfde is als die van mij nu aanpassen of kiezen voor de optie “Nieuw”. Dat doe ik.

Ik geef als eerste een naam aan mijn type etiketten zodat ik die later herken.

Daarna doe ik de aanpassingen van de grootte van mijn etiket. Onderstaand zie je de gegevens staan die je moet aanpassen.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 9

Ik ga nu de indeling geheel aanpassen naar de etiketten die ik heb (grootte 70 x 37 mm en 24 etiketten op één pagina). Als ik dat heb gedaan dan klik je op “OK”.

Let op om de printerinstelling juist te zetten.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 10

We gaan nu naar de volgende stap. Onderaan zie je dat je naar de volgende stap kunt maar je kunt altijd een stap terug om nog aanpassingen te doen.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 11

Stap 3 van 6: Adressen selecteren

We hebben een adressentabel in excel dus kiezen we hier voor de bovenste optie “Een bestaande lijst gebruiken”.  Ga nu jouw adressenlijst selecteren door op “Bladeren” te drukken.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 12

De verkenner wordt nu geopend. Selecteer nu jouw bestand.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 13

Op het scherm dat nu geopend zie je de tabbladen van jouw adressenbestand staan. Ik kies nu voor de tabel “Prive” die op het tabblad staat met dezelfde naam.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 14

Druk nu op “OK”.

Je kunt op het venster dat nu verschijnt je selectie nog aanpassen. Ik maak nu van een relatief klein bestand gebruik dus is het selecteren van de gewenste adressen hier nog gemakkelijk te doen. Heb je echter een veel groter bestand waarop je op basis van bepaalde criteria een selectie wilt doen maak dan gebruik van één of eerdere selectievelden en maak een nieuw tabel.

Op het onderstaande venster heb je nog de mogelijkheid om jouw adressen te sorteren, filteren, duplicaten te zoeken, een geadresseerde te zoeken of een adres te valideren.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 15

Ik wil alle adressen geprint hebben en druk nu op “OK”.

Op onderstaande afbeelding zie je nu welke database je hebt geselecteerd. Je kunt de adreslijst nog bewerken. Je komt dan weer in het bovenstaande scherm terecht.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 16

We gaan nu naar de volgende stap van de wizard, labels schikken.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 17

Klik onder in beeld op Volgende: Labels schikken.

Stap 4 van 6: Labels schikken

We gaan nu de etiketten (of labels) opmaken. We kiezen hiervoor de optie “Adresblok”.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 18

Op het venster “Adresblok invoegen” (figuur 19) kun je nog diverse aanpassingen doen voor je adressticker. Zoals je ziet is het voorbeeld adres niet volledig. Dit pas ik aan via de optie “velden vergelijken” (rechts onderaan). In mijn tabel heb ik ook buitenlandse adressen. Die moeten uiteraard worden weergegeven. Heb ik in mijn tabel standaard een landnaam opgegeven dan kan ik hier aangeven dat de landnaam niet moet wordt weergegeven als die bijvoorbeeld “Nederland” is.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 19

Als eerste ga ik de velden vergelijken.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 20

Deze stap is niet noodzakelijk maar is wel verstandig om dit aan te passen. Zo heb voor “Adres 1” de standaardnaam “Straatnaam” gekozen. Dit heb ik zo ook gedaan voor mijn overige velden.

In principe heb je nu alleen de etiket linksboven opgemaakt. Om dezelfde opmaak ook voor alle etiketten te doen gelden druk je op de knop “Alle labels bijwerken” bij het onderdeel “Labels repliceren”.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 21

Onderstaand zie je nu een deel van jouw word-document

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 22

Stap 3 is nu afgerond en we gaan naar de volgende stap “Labelvoorbeeld”.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 23

Stap 5 van 6: Labelvoorbeeld

Nadat je voor de volgende stap hebt gekozen veranderd jouw word-document. Je ziet nu hoe de stickers er uit komen te zien.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 24

Je kunt via de opties (zie figuur 25) de adreslabels bekijken of nog een aanpassing doen in je selectie, de adreslijst bewerken (zie stap 3, figuur 15).

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 25

In het voorbeeld (figuur 24) zie ik dat de gegevens dicht op de linkerzijde van de stickers worden geprint. Ik wil dit alsnog aanpassen. Ik ga naar het word-document en selecteer een kolom. Nu ga ik de tab linkertab verplaatsen (zie pijl in figuur 26). Dit doe ik voor alle kolommen. Let wel op dat je genoeg ruimte overhoudt om het adres volledig weer te kunnen geven.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 26

Als je wilt kun je ook nog de hoogte (verticaal) positie van de adresgegevens aanpassen.

Na aanpassing ziet mijn voorbeeld in Word er zo uit:

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 27

De aanpassingen zijn nu gedaan en ik kan nu naar de laatste stap van de wizard.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 28

Stap 6 van 6: Samenvoeging voltooien

Je bent nu bijna klaar. Je kunt nu nog de laatste aanpassingen doen als je wilt. In mijn voorbeeld in figuur 24 ziek ik dat de landnaam niet met hoofdletters is getypt. Dat wil ik nog graag aanpassen.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 29

Ik selecteer nu “Afzonderlijke labels bewerken”. Een nieuw word-document wordt geopend met dezelfde gegevens. Ik pas de betreffende etiket nu handmatig aan (zie figuur 30 voor het resultaat).

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 30

Het document met de adresstickers is nu gereed om te printen. Om niet onnodig dure stickervellen te verbruiken is het handig om eerst een proefexemplaar te maken op een gewoon A4-vel. Deze kun je dan vervolgens op een stickervel houden en tegen het licht houden zodat je goed kunt zien of de adresgegevens op een sticker worden weergegeven. Als dat zo is dan kun je het printen op een stickervel. Let er wel op dat je de stickervel op een juiste manier in de printer plaats (raadpleeg eventueel de handleiding van jouw printer).

Als je de adresstickers niet meer hoeft aan te passen kun je ook direct kiezen voor “Afdrukken”(zie figuur29).

Op het nieuw geopende scherm kun je nog of alles of enkele records wilt printen.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 31

Nadat je jouw keuze hebt gemaakt druk je op “OK” en het afdrukscherm wordt geopend.

Kies de printer en eventueel andere printopties.

Adressen op etiketten afdrukken
Figuur 32

Je hebt nu je adressenbestand geprint op een stickervel.  Bewaar het bestand eventueel voor een volgende keer.

Ontwikkel je Excel vaardigheden met onze online Excel cursussen en haal meer uit Excel!

12 gedachten over “Adressen op etiketten afdrukken”

  1. Ik heb als beginnende leerling heel veel geleerd van uw cursus Adressen op etiketten afdrukken en dank u daar hartelijk voor.
    Ik wens u dan ook fijne feestdagen.
    Groet Ben. Hodzelmans.

    Beantwoorden
  2. Duidelijk document!
    Ik wil dit gebruiken om etiketten met unieke ID (merken) af te drukken.
    Dat gaat goed alleen heb ik ook het aantal merken in de excellijst staan. Er staan nu bv op 1 regel merk C1 en aantal 4.
    Kan ik het zo maken dat het etiket dan 4x wordt afgedrukt? Of moet de regel met merk C1 dan echt 4x voorkomen. (heb ik liever niet)

    alvast bedankt

    Beantwoorden
  3. Mooie uitleg.Maar als ik bij afdrukken ben gaat niet goed.Hij drukt twee stickers naast elkaar af formaat cd papier uitvoer terwijl ik bij instellingen cassette 1-2 heb geselecteerd. Wat gaat er fout?

    Beantwoorden
  4. Wanneer ik de marge’s heb aangepast geeft het de volgende popup; De waarden voor de marge etiketgrootte en aantal horizontaal of verticaal resulteren in een pagina die groter is dan het blad etikketten.
    Welke marge’s moet ik invullen wanneer ik een A4 heb met 24 etikketten?
    Rein.

    Beantwoorden
  5. Ik kan het tussenvoegsel zoals “van” of “van der” tussen voornaam en achternaam niet in het adresblok bij velden vergelijken niet terug vinden, en dus niet in het adres krijgen. Hoe los ik dat op?
    mvg Hans Weertman

    Beantwoorden
  6. Etiketten maken gaat prima maar als ik die wil afdrukken krijg ik alleen de 1ste pagina. In het printvoorbeeld staat er trouwens ook maar 1 terwijl er dat eigenlijk 7 moeten zijn. Hoe kom ik aan de volledige lijst? (word en excel 2007)

    Beantwoorden
  7. Ik heb hetzelfde probleem als HAR hierboven. Het lukt niet om mijn adresbestand van 115 records in één keer te printen. Ik kriig maar één pagina met 24 adressen. Ik heb nu in mijn exceldocument 5 aparte bladen aangemaakt met op elk blad een kop en 24 adressen. Op elk blad heb ik alle tekst geselecteerd en onder een andere naam opgeslagen. Dat betekent wel dat ik mijn etiketten in 5 keer moet printen. Zeer omslachtig. Dat moet toch anders kunnen. Maar hoe? Ik heb de laatste versies van Word en Excel.

    Beantwoorden

Plaats een reactie