Een Excel document met een adressenlijst koppelen aan een Word document

In dit artikel ga ik je uitleggen hoe je een Excel document met een adressenlijst kunt koppelen aan een Word document.

Maak eerst een adreslijst in Excel en sla deze vervolgens op.

Ga vervolgens naar Word en open daar een nieuw document en maak een standaardbrief.

Om dit te doen moet je klikken op:

1. Verzendlijsten
2. Adressen selecteren
3. Bestaande lijst gebruiken

4. Zoek nu het eerder gemaakte Excel bestand met adreslijst op en open deze.

Mocht je bestaand Excel bestand gebruiken met meerdere tabbladen, waaronder een adressenlijst is dit ook mogelijk. Je moet namelijk juiste tabblad kiezen:

Voor brieven kan je automatisch een adresblok laten toevoegen. Klik hiervoor op:

Je krijgt nu een pop-up waar je de layout van het adresblok kan kiezen. Je kan de vorm van naamnotatie kiezen, je kan aangeven of een postadres moet worden toegevoegd.

Klopt er iets niet of ontbreekt er iets? Klik dan op “Velden vergelijken” en zoek het item op en geef de juiste kolom aan (waar de gegevens staan).

Als je op de begroetingsregel klinkt kun je een automatische begroetingsregel aan de brief toe te voegen:

Ook nu krijg je een pop-up, je kan ook nu weer de gewenste begroetingsregel kiezen:

Indien nodig kan je weer via velden vergelijken de juiste kolom aan een item toewijzen.

Mocht je gegevens uit de spreadsheet ergens anders in de brief willen gebruiken, dan kan je dit doen door op de juiste plek in het document de cursor te plaatsen en vervolgens op “samenvoegvelden invoegen” te klikken en de kolom kiezen waar de gewenste informatie in staat te kiezen.

Bijvoorbeeld een ledenadministrateur van een vereniging wil weten of zijn gegevens nog actueel zijn.

Hij maakt hiervoor een automatische brief aan de leden.

Als eerste kiest hij een gewenste begroetingsregel, na op OK te hebben geklikt krijg je het volgende te zien:

Vervolgens maakt hij een overzicht met de gegevens, hij kiest steeds bij de juiste item de juiste kolom met informatie via “samenvoegvelden invoegen”. Als alles is ingevuld krijg je het volgende te zien:

Door op “voorbeeld van het resultaat te klikken en met de pijltjes heen en weer te gaan kan je het resultaat zien.

Als de brief klaar is klik je op “Voltooien en samenvoegen” – “documenten afdrukken…”

Word print dan automatisch een brief naar alle geadresseerden.

Ps. Staan er in de spreadsheet ook gegevens die niet in de brief moeten? Klik dan op “Adreslijst bewerken:

Je krijgt dan een pop-up en daar kan je rijen uitschakelen. De gegevens in die rij worden niet afgedrukt. Dus klik je het vinkje bij Guus Geluk weg dan wordt er voor hem geen brief afgedrukt.