Stel je hebt een goed gevulde database van je verkopen. Je hebt de verkopen allemaal geregistreerd op datum. Met een draaitabel kun je snel en eenvoudig de resultaten weergeven per maand of zelfs per dag.
Aan de hand van een eenvoudige database laat ik je zien hoe je inzicht kunt krijgen in de verkopen per dag of per maand c.q. jaar.
Onderstaand de gegevens in een tabel:
Nu zet ik deze gegevens in een draaitabel. Ik heb de notatie zo veranderd dat je alleen maar de maanden ziet staan en niet de volledige datum.
Je ziet dat nu de maand april 2x voor komt. Dat is natuurlijk niet wat je wilt. Een manier omdat te voorkomen is een kolom toe te voegen met de maand erin. Je kunt dat zelf handmatig toevoegen door achter iedere datum de maand toe te voegen. Excel heeft daar een formule voor. De formule die we gaan gebruiken is: =MAAND(cel). Let wel op dat je de eigenschappen van de cel moet hebt als “getal”. Je kopieert de formule naar de cellen waarvoor je een maand wilt opnemen.
Het resultaat zie je hieronder:
Als ik nu een draaitabel met deze gegevens maak dan wordt het zo:
Je ziet nu dat alle verkopen over de maand april bij elkaar zijn opgesteld.
Zo is er ook een formule voor de weeknummer, namelijk =WEEKNUMMER(cel ;1 of 2)
Wil je je verkopen per kwartaal weergegeven hebben dan moet je zelf een formule bedenken want Excel heeft hiervoor geen standaard formule.
Je kunt dit op allerlei manieren doen. Ik geef je onderstaand een manier. In kolom B had je al de maandnummers staan. Hier kun je nu handig gebruik van maken door het maandnummer te delen door 3 en vervolgens af te ronden naar boven. Bijvoorbeeld: de maand oktober is de tiende maand. Dus 10 delen door 3 is 3,33333. Rond je dat bedrag af naar boven dan krijg je 4. Dat is juist want oktober valt in de 4e kwartaal van het jaar (oktober, november en december behoren tot kwartaal 4).
De formule die je dan gebruikt is: =AFRONDEN.NAAR.BOVEN(de cel waar het maandnummer staat /3;aantal decimalen). In het voorbeeld krijg je dan: =AFRONDEN.NAAR.BOVEN(B3/3;0). De formule trek je naar benden door. Zie onderstaande tabel voor het resultaat.
Kies ik nu in mijn draaitabel voor het veld “kwartaal“ in plaats van “maand” dan ziet mijn draaitabel er zo uit. Als je wilt kun je nu de kolommen B en C verbergen. Als je de formules voor deze kolommen ver genoeg hebt doorgetrokken naar beneden dan heb je ze niet meer zichtbaar nodig. Jouw draaitabel maakt ook gebruik van de gegevens in de verborgen velden.
Wil je nog meer leren over draaitabellen?
Handleiding Excel heeft een cursus Draaitabellen in Excel waarin je in 23 lessen leert gegevens te berekenen, samen te vatten en te analyseren.
